SWPS-Universität: Mitarbeiterbewertung

Die anstehenden Verfahrensschritte werden durch Benachrichtigungen an die E-Mail-Konten der zuständigen Personen (der bewertete Mitarbeiter oder sein Vorgesetzter, die bewertende Person) kommuniziert.

Die Korrektheit des Prozesses wird von Administratoren überwacht, die Zugang zu Salesforce haben, aber nur die Informationen über die Einheit sehen können, die sie vertreten. Zwei Personen haben Superadministrator-Rechte, was bedeutet, dass sie alles sehen können (sie vertreten das Büro des Vizerektors) und die Korrektheit des Prozesses auf Universitätsebene überwachen können.

Systemunterzeichnete Dokumente dienen als Bestätigung für die Beurteilungsergebnisse. Es besteht Handlungsbedarf auf beiden Seiten (ein angemeldeter Benutzer klickt, um zu bestätigen, dass er die Informationen gelesen hat) und unterliegt einer Bewertung.

Es wurde eine benutzerdefinierte Lösung für die Erstellung von Berichten im XLS-Format vorbereitet, die eine Zusammenfassung der Informationen enthalten (entsprechend der Berechtigungsstufe eines bestimmten Administrators). Derzeit wird ein zusätzliches benutzerdefiniertes Tool vorbereitet, mit dem Sie Daten direkt aus Salesforce drucken und Berichte über einen bestimmten Pfad erstellen können.

Neben dem automatischen Ablauf des Prozesses, der zu einem einzigen Zeitpunkt für alle zu beurteilenden Mitarbeiter in einem bestimmten Abrechnungszeitraum eingeleitet wird, ist es auch möglich, den Prozess für eine bestimmte Person gesondert einzuleiten.

Die Formulare, die für einzelne Personen angezeigt werden, enthalten bestimmte Daten, die auf der Grundlage ihrer Anmeldedaten und aller in Salesforce dank der Integration mit VDO verfügbaren Daten ausgefüllt werden (z. B. Name, Nachname, akademischer Grad, Einheit usw.).

Die Prozesskonfiguration umfasst die Vorbereitung von Mechanismen zum Versenden von Benachrichtigungen aus Salesforce an die Mitarbeiter sowie von Erinnerungen (je nach Phase des Prozesses, z. B. über die Notwendigkeit, ein Formular auszufüllen, fehlende Informationen zu ergänzen, einen untergeordneten Mitarbeiter zu bewerten, ihn über den Erhalt einer Bewertung zu informieren, usw.)

Es ist auch möglich, ein Einspruchsverfahren gegen die über das Portal erhaltene Note einzuleiten.

Die Lösung wurde nahtlos in das interne IT-System und die Datenbank der Mitarbeiter und Studierenden (VDO) integriert.

Die beschleunigten, vereinfachten und teilweise automatisierten Beurteilungsverfahren für Mitarbeiter sparen Zeit und tragen zu einer dynamischeren und transparenteren Bewertung ihrer Leistung bei.

Um eine höhere Qualität der Informationsbeschaffung zu erreichen, müssen robuste Systeme und Werkzeuge implementiert werden, die die Genauigkeit, Relevanz und Zugänglichkeit der Daten verbessern.

Diese digitale Transformation optimiert den Bewertungsprozess und bietet einen nahtlosen und umweltfreundlichen Ansatz, der mit modernen technologischen Trends und der Verpflichtung zur Minimierung von Papierabfällen übereinstimmt.

Durch die Umstellung auf digitale Evaluierungen entfällt der Bedarf an umfangreichem Papierkram, manueller Dateneingabe und Lagerungskosten, wodurch ein kostengünstigerer und effizienterer Verwaltungsablauf gefördert wird.

Durch robuste Verschlüsselungsmaßnahmen und Zugangskontrollen gewährleistet das System den Schutz der Mitarbeiterdaten, gewährleistet die Vertraulichkeit während des gesamten Beurteilungsprozesses und stärkt das Vertrauen in die digitale Infrastruktur.