Ocena akademicka w Uniwersytecie SWPS

Analiza potrzeb

Wyzwania, które pokonaliśmy

Digitalizacja procesu oceny

Uczelnie są zobowiązane do przeprowadzania ewaluacji działalności zawodowej nauczycieli akademickich i badaczy w cyklach rocznych lub dwuletnich. Proces powinien uwzględniać wiele zmiennych jak, chociażby stopień naukowy czy ścieżkę zawodową danego pracownika (badawcza lub dydaktyczna).

Automatyzacja procesu

Dotychczas ewaluacja była prowadzona w trybie obiegu dokumentów w wersji papierowej lub łączonej cyfrowo-papierowej. Generowało to dodatkowe koszty, utrudniało i spowalniało przeprowadzenie procesu.

Uproszczenie ścieżki formalnej

Celem zmiany było zdigitalizowanie, zautomatyzowanie możliwych etapów, przyspieszenie i uproszczenie ścieżki formalnej (wypełniania, składania dokumentacji, procedur odwoławczych itp.), wszystkich działań leżących w gestii pracowników. Ocena koncentruje się na dydaktycznych, naukowych, badawczych i organizacyjnych obszarach projektu.

Rozwiązanie

Zintegrowane środowisko Salesforce

Proces został przeniesiony na platformę wewnętrzną uczelni, zbudowaną na Salesforce Community. Pracownicy logują się na portal z wykorzystaniem tych samych danych identyfikacyjnych, które pozwalają im na uzyskanie dostępu do innych narzędzi IT uczelni. Cały proces związany z przetwarzaniem raportów odbywa się za pośrednictwem portalu.

Nasze podejście

Jak zrealizowaliśmy projekt?

Spersonalizowana komunikacja

Kolejne etapy procedury są komunikowane za pomocą notyfikacji, wysyłanych na konta e-mailowe odpowiednich osób (ocenianego pracownika lub jego przełożonego, oceniającego).

Nadzór administracyjny

Nad poprawnością przebiegu procesu czuwają administratorzy: do każdego wydziału jedna osoba, z dostępem do Salesforce, ale z możliwością podglądu wyłącznie danych jednostki, którą reprezentują. Dwie osoby mają uprawnienia superadministratora, co oznacza, że widzą wszystko (reprezentują biuro Prorektora), dzięki czemu mogą czuwać nad poprawnością przebiegu procesu na poziomie ogólnouczelnianym.

Zarządzanie powiadomieniami

W ramach konfiguracji procesu zostały przygotowane mechanizmy wysyłające notyfikacje z Salesforce do pracowników, a także przypomnienia (adekwatne do etapu procesu, np. o konieczności wypełnienia formularza, uzupełnienia brakujących danych, oceny podległego pracownika, informujących o uzyskaniu oceny itp.).

Interaktywne potwierdzanie

Potwierdzenie ewaluacji jest oparte na podpisach systemowych. Wymagana jest akcja (kliknięcie zalogowanego użytkownika, potwierdzające zapoznanie się z informacjami) po obu stronach (oceniający i podlegający ocenie).

Procedura odwoławcza

Na portalu możliwe jest również przeprowadzenie procedury odwoławczej od uzyskanej oceny.

Raporty i drukowanie

Na potrzeby sprawozdawczości przygotowano również customowe rozwiązanie dające możliwość wygenerowania raportów w formacie XLS, zawierających podsumowanie informacji (adekwatnych do poziomu uprawnień danego administratora).

Dopasowane workflows

Obecnie jest przygotowywane dodatkowe, customowe narzędzie, dające możliwość wydruku danych bezpośrednio z poziomu Salesforce oraz generowanie raportów dotyczących konkretnej ścieżki.

Personalizowane formularze

Formularze, które wyświetlają się dla poszczególnych osób, zawierają część danych, wypełnionych na podstawie ich danych logowania, na podstawie wszystkich danych, dostępnych w Salesforce dzięki integracji z VDO (np. imię, nazwisko, stopień naukowy, jednostka itp.).

Sprawna integracja

Rozwiązanie zostało zintegrowane z wewnętrznym systemem informatycznym, bazą danych o pracownikach i studentach (VDO).

Dla kogo?

To rozwiązanie jest idealne jeśli:

Efekty

Jakie korzyści przyniósł projekt?

Wsparcie pracowników

Przyspieszone, uproszczone i częściowo zautomatyzowane procedury oceny pracowników oszczędzają czas i przyczyniają się do przejrzystej oceny ich wyników.

Wysokiej jakości dane

Osiągnięcie wyższej jakości pozyskiwania informacji wymaga dzięki wdrożeniu solidnych systemów i narzędzi, które zwiększają dokładność, trafność i dostępność danych.

Zrównoważone podejście

Cyfrowa transformacja usprawnia proces oceny, oferując przyjazne dla środowiska podejście, które jest zgodne z nowoczesnymi trendami technologicznymi i zobowiązaniem do minimalizacji zużycia papieru.

Usprawnienie pracy administracyjnej

Przejście na oceny cyfrowe eliminuje potrzebę obszernej dokumentacji papierowej, ręcznego wprowadzania danych i kosztów przechowywania, sprzyjając bardziej wydajnemu przepływowi pracy administracyjnej.

Bezpieczeństwo procesu

Dzięki zastosowaniu niezawodnych metod szyfrowania i kontroli dostępu system zapewnia ochronę danych pracowników, gwarantując poufność w całym procesie oceny.

Słowami klienta