Ocena akademicka w Uniwersytecie SWPS z wykorzystaniem Salesforce Experience Cloud.

Kolejne etapy procedury są komunikowane za pomocą notyfikacji, wysyłanych na konta e-mailowe odpowiednich osób (ocenianego pracownika lub jego przełożonego, oceniającego).

Nad poprawnością przebiegu procesu czuwają administratorzy: do każdego wydziału jedna osoba, z dostępem do Salesforce, ale z możliwością podglądu wyłącznie danych jednostki, którą reprezentują.
Dwie osoby mają uprawnienia superadministratora, co oznacza, że widzą wszystko (reprezentują biuro Prorektora), dzięki czemu mogą czuwać nad poprawnością przebiegu procesu na poziomie ogólnouczelnianym.

W ramach konfiguracji procesu zostały przygotowane mechanizmy wysyłające notyfikacje z Salesforce do pracowników, a także przypomnienia (adekwatne do etapu procesu, np. o konieczności wypełnienia formularza, uzupełnienia brakujących danych, oceny podległego pracownika, informujących o uzyskaniu oceny itp.).

Potwierdzenie ewaluacji jest oparte na podpisach systemowych. Wymagana jest akcja (kliknięcie zalogowanego użytkownika, potwierdzające zapoznanie się z informacjami) po obu stronach (oceniający i podlegający ocenie).

Na portalu możliwe jest również przeprowadzenie procedury odwoławczej od uzyskanej oceny.

Na potrzeby sprawozdawczości przygotowano również customowe rozwiązanie dające możliwość wygenerowania raportów w formacie XLS, zawierających podsumowanie informacji (adekwatnych do poziomu uprawnień danego administratora).

Obecnie jest przygotowywane dodatkowe, customowe narzędzie, dające możliwość wydruku danych bezpośrednio z poziomu Salesforce oraz generowanie raportów dotyczących konkretnej ścieżki.

Formularze, które wyświetlają się dla poszczególnych osób, zawierają część danych, wypełnionych na podstawie ich danych logowania, na podstawie wszystkich danych, dostępnych w Salesforce dzięki integracji z VDO (np. imię, nazwisko, stopień naukowy, jednostka itp.).

Rozwiązanie zostało zintegrowane z wewnętrznym systemem informatycznym, bazą danych o pracownikach i studentach (VDO).

Przyspieszone, uproszczone i częściowo zautomatyzowane procedury oceny pracowników oszczędzają czas i przyczyniają się do przejrzystej oceny ich wyników.

Osiągnięcie wyższej jakości pozyskiwania informacji wymaga dzięki wdrożeniu solidnych systemów i narzędzi, które zwiększają dokładność, trafność i dostępność danych.

Cyfrowa transformacja usprawnia proces oceny, oferując przyjazne dla środowiska podejście, które jest zgodne z nowoczesnymi trendami technologicznymi i zobowiązaniem do minimalizacji zużycia papieru.

Przejście na oceny cyfrowe eliminuje potrzebę obszernej dokumentacji papierowej, ręcznego wprowadzania danych i kosztów przechowywania, sprzyjając bardziej wydajnemu przepływowi pracy administracyjnej.

Dzięki zastosowaniu niezawodnych metod szyfrowania i kontroli dostępu system zapewnia ochronę danych pracowników, gwarantując poufność w całym procesie oceny.