Usprawnienie rekrutacji na studia na Uniwersytecie SWPS

Analiza potrzeb

Wyzwania, które pokonaliśmy

Usługi online

Zapewnienie kandydatom na studia oraz studentom wysokiego poziomu obsługi w formie elektronicznej. Przeprowadzenie przejścia z przestarzałego systemu obsługi bieżącej studentów na nowoczesną formę, w pełni umożliwiającą śledzenie postępów w nauce, wydajną i dostępną.

Automatyzacja procesów manualnych

Zmniejszenie poziomu pracochłonności procesów rekrutacji dzięki zastąpieniu obiegu dokumentów w formie papierowej, elektronicznymi. Usprawnienie procesu pozyskiwania danych dotyczących kandydatów na studia oraz studentów. Zapewnienie płynnej obsługi i procesowania zgłoszeń kandydatów na studia (w jednej rekrutacji uczelnia notuje powyżej 25 tys. aplikacji).

Skuteczna komunikacja

Usprawnienie procesów komunikacji z dziekanatami, nauczycielami akademickimi i obsługą stypendiów.

Rozwiązanie

Cyfryzacja procesów rekrutacji

Platforma rekrutacyjna oparta na platformie Salesforce. Portal Rekrutacyjny w całości oparty o Salesforce Experience Cloud i zapewniający pełny dostęp do zaprojektowanych funkcjonalności zarówno z komputera, jak i urządzeń przenośnych.

Ekran rozwiązania Salesforce dostarczonego dla Uniwersytet SWPS — Ekran z dostarczonego rozwiązania.

Nasze podejście

Jak zrealizowaliśmy projekt?

Kompleksowy obraz kandydata

Pełny (360 stopni) wgląd w profil kandydata, uwzględniający wszystkie aplikacje, dokumenty, procesy i historię komunikacji.

Sprawniejsza komunikacja

Automatyzacja komunikacji prowadzonej z kandydatami (możliwość ustawienia do 200 automatycznych komunikatów wysyłanych przez system Salesforce).

Samoobsługowy portal

Zarządzanie sprawami i zapytaniami przekazanymi przez kandydatów za pośrednictwem portalu rekrutacyjnego.

Konfiguracja dostosowana do procesów

Elastyczna konfiguracja procesów rekrutacyjnych, dokumentów i zaświadczeń wymaganych od studentów na poszczególnych etapach rekrutacji.

Podpis elektroniczny

Wdrożenie cyfrowego trybu zawarcia umowy między studentami a uczelnią.

Zarządzanie e-mailami

Zarządzanie sprawami przekazanymi przez kandydatów na ogólne maile uczelniane.

Przegląd statusu

Czytelna forma prezentacji aktualnego statusu prowadzonych kampanii rekrutacyjnych.

Integracja z systemem SIS

Łączenie informacji naukowych, administracyjnych i finansowych z różnych działów uniwersytetu w celu poprawy efektywności i staranności.

Dla kogo?

To rozwiązanie jest idealne jeśli:

Efekty

Jakie korzyści przyniósł projekt?

Poprawa jakości obsługi kandydata

Wzrost liczby pozyskanych kandydatów na studia o 20%. Dostarczenie kandydatom lepszych doświadczeń oraz wyższego poziomu samoobsługi w nowym systemie. Lepszy poziom zarządzania procesami weryfikacji wiedzy i egzaminowania kandydatów.

Lepsza komunikacja

Możliwość samodzielnego umawiania się przez kandydatów na udostępnione terminy rozmów kwalifikacyjnych, przeprowadzanych zarówno stacjonarnie, jak i online. Usprawnienie komunikacji pomiędzy uczelnią a kandydatem oraz poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi zaangażowanymi w proces rekrutacji i przyjmowania kandydatów na studia.

Efektywność czasowa

Ograniczenie procesów manualnych i konieczności dostarczania dokumentów w formie papierowej. Skrócenie czasu od aplikacji kandydata do ostatecznej decyzji o przyjęciu na studia. Wdrożenie pierwszego w pełni cyfrowego procesu rekrutacyjnego (dzięki wprowadzeniu możliwości zawarcia cyfrowej umowy).

Podejmowanie decyzji na podstawie danych

Zgromadzenie znacznego wolumenu zróżnicowanych danych, co pozwoliło na usprawnienie procesów decyzyjnych na wszystkich poziomach (od pojedynczego przypadku, przez kursy, kierunki, lokalizacje, aż do poziomu ogólnouczelnianego).