Die Bedeutung der Automatisierung im Rekrutierungsprozess

Unternehmen in den verschiedensten Branchen sind bestrebt, ihre Prozesse zu rationalisieren, und der Einstellungsprozess an Universitäten ist keine Ausnahme.

CRM-Initiativen, Marketingkampagnen und vieles mehr sind einige der Bereiche, in denen Automatisierung im Rekrutierungsprozess eingesetzt wird. Ziel ist es, intelligenter zu arbeiten, nicht härter. 

Mit den Automatisierungstools von Salesforce können Sie komplexe Geschäftsprozesse rationalisieren, sich wiederholende Aufgaben eliminieren und komplizierte Arbeitsabläufe verwalten, um die Zeit Ihres Vertriebsteams besser zu nutzen. 

Häufige Herausforderungen für Recruiter an Hochschulen

Für Universitäten ist die Rekrutierung und Immatrikulation neuer Studierender eine wichtige Aufgabe. Daher ist es unerlässlich, die Leistungsfähigkeit von Automatisierungstools zu nutzen, um diese Prozesse zu rationalisieren, die Rekrutierungsdauer zu verkürzen und das Risiko menschlicher Fehler zu minimieren. Lassen Sie uns einen Blick auf die typischen Verfahren und Hindernisse werfen, die während des Rekrutierungsprozesses auftreten, und untersuchen, wie Automatisierung diese beseitigen kann.

Verfahren und Hindernisse bei der Bewerbung an Hochschulen:

• Administrative Überlastung bei Aufgaben, die von der Bearbeitung von Anfragen bis zur Bearbeitung von Bewerbungen reichen. Dies kann den Rekrutierungsprozess verlangsamen und Ressourcen von strategischen Aktivitäten abziehen.
• Herausforderungen bei der Datenverwaltung, da Universitäten große Mengen an Daten über potenzielle Studierende sammeln. Es ist schwierig, diese Daten zu verwalten, zu verknüpfen und ihre Richtigkeit zu gewährleisten, insbesondere wenn mit mehreren Systemen und Datenquellen gearbeitet werden muss.
• Manuelle Kommunikationsprozesse sind häufig ineffizient, da sie zu Verzögerungen und inkonsistenten Nachrichten führen. Es ist eine anspruchsvolle Aufgabe, potenzielle Studierende während des gesamten Rekrutierungsprozesses zu informieren, zu binden und auf Kurs zu halten.

Die Automatisierung ist ein entscheidender Faktor für Universitäten, um die Herausforderungen im Rekrutierungsprozess zu meistern. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen und der Datenverwaltung ermöglicht es Hochschulen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Effizienz, Genauigkeit und Effektivität ihrer Rekrutierungsprozesse zu verbessern. Der proaktive Ansatz zur Automatisierung versetzt Hochschulen in die Lage, in der sich rasch wandelnden Hochschulrekrutierung wettbewerbsfähig zu bleiben.

Schlüsselkomponenten der Marketingautomatisierung in der Hochschulrekrutierung

Eine effektive Marketingautomatisierung erfordert eine gut koordinierte Reihe von Tools und Strategien, die Prozesse rationalisieren und das Engagement verbessern. Im Folgenden werden die wesentlichen Komponenten dieses transformativen Ansatzes erörtert.

Die Datenerfassung und Segmentierung sind wesentliche Bestandteile des Prozesses. Eine solide Datenverwaltung ist die Grundlage für eine erfolgreiche Marketingautomatisierung. Universitäten verfügen über eine Fülle von Informationen über potenzielle Studierende, beispielsweise zu akademischen Interessen oder demografischen Daten. Marketingautomatisierungsplattformen eignen sich hervorragend zum Sammeln, Organisieren und Segmentieren dieser Daten. Hochschulen können ihre Kommunikation individuell gestalten, indem sie potenzielle Studierende anhand von Faktoren wie Standort, akademischen Interessen oder Engagementhistorie kategorisieren.

E-Mail-Kampagnen und Pflege von Leads. E-Mail ist nach wie vor ein effizientes Instrument bei der Rekrutierung von Hochschulangehörigen. Durch die Automatisierung lassen sich die Ergebnisse weiter optimieren. Durch den Einsatz automatisierter E-Mail-Kampagnen können Hochschulen personalisierte und zeitnahe Nachrichten an segmentierte Gruppen versenden. Die Automatisierung stellt sicher, dass potenzielle Studierende die richtige Nachricht zur richtigen Zeit erhalten – sei es eine Erinnerung an eine Bewerbungsfrist, eine Erfolgsgeschichte oder ein Hinweis auf ein relevantes Programm.

Durch den Einsatz umfangreicher Automatisierungsmaßnahmen im Marketingbereich konnten die Marketingkosten gesenkt und Zeit gespart werden. Aufgrund unserer effizienten Wählerreisen und digitalen Einbindung haben wir unsere Aktivitäten angepasst und setzen nun auf eine personalisierte Ansprache. Dadurch konnten wir unsere Drucksachen und Plakate reduzieren und gleichzeitig unsere Effektivität steigern.

Quelle: Forrester-Bericht: The Total Economic Impact Of Salesforce Education Cloud, Oktober 2020 

Automatisierung sozialer Medien. Die Nutzung sozialer Medien ist in der heutigen Rekrutierungslandschaft unerlässlich. Marketing-Automatisierungstools für Universitäten ermöglichen es ihnen, Beiträge strategisch zu planen und Engagement-Metriken zu verfolgen. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben in den sozialen Medien können Personalverantwortliche eine konsistente Online-Präsenz sicherstellen, die Konversationen genau verfolgen und so die Beziehungen zu potenziellen Studierenden verbessern.

Verwaltung der Kontakte. Die effiziente Bearbeitung von Anfragen und häufig gestellten Fragen ist für die Rekrutierung von entscheidender Bedeutung. Chatbots und KI-gestützte Assistenten beantworten häufig gestellte Fragen sofort, damit potenzielle Studierende die benötigten Informationen so schnell wie möglich erhalten. Diese automatisierten Systeme können auch Kontaktdaten und Präferenzen erfassen, sodass die Hochschulen ihre künftigen Interaktionen anpassen können.

Analysen und Berichte. Eine datengestützte Entscheidungsfindung steht im Mittelpunkt der Marketingautomatisierung. Hochschulen können Rekrutierungskennzahlen wie Webseitenbesuche, E-Mail-Öffnungsraten und eingereichte Bewerbungen verfolgen. Anhand dieser Daten können Hochschulen ihre Strategien kontinuierlich verfeinern. Hochschulen können ihre Rekrutierungsbemühungen optimieren, indem sie ermitteln, welche Kampagnen und Kanäle die besten Ergebnisse liefern.

Durch die Integration dieser Schlüsselkomponenten in ihre Rekrutierungsstrategien können Hochschulen ihre Prozesse optimieren und potenziellen Studierenden eine persönliche und ansprechende Erfahrung bieten. Hochschulen können sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, indem sie die Möglichkeiten der Automatisierung nutzen.

Intelligenter, schneller, individueller: die Vorteile der Automatisierung

Marketingautomatisierung verändert die Art und Weise, wie Hochschulen Studierende werben, denn sie bietet viele Vorteile. Hier einige der wichtigsten Vorteile:

Personalisierte Erfahrungen liefern

Marketingautomatisierung ermöglicht es Hochschulen, ihre Kommunikation auf potenzielle Studierende zuzuschneiden. Durch die Nutzung von Daten und Segmentierung können Hochschulen personalisierte Botschaften versenden, die auf die individuellen Interessen der Studierenden zugeschnitten sind, und so die Chancen auf Engagement und Einschreibung erhöhen.

Beschleunigung datengestützter Entscheidungen

Hochschulen können durch Automatisierung auf wichtige Rekrutierungsmetriken zugreifen. Dies ermöglicht eine schnellere Entscheidungsfindung, da datengestützte Erkenntnisse Strategien und Anpassungen nahezu in Echtzeit ermöglichen.

Prozesse schnell skalieren

Wenn die Rekrutierungsbemühungen weiter zunehmen, stellt die Automatisierung sicher, dass die Prozesse effizient skaliert werden können. Ob es darum geht, einen Ansturm von Anfragen zu bewältigen oder einen größeren Pool von Interessenten zu verwalten, sorgt Automatisierung für reibungslose und konsistente Abläufe.

Komplexe Aufgaben mit Low-Code-Tools automatisieren

Hochschulen können komplexe und zeitaufwändige Aufgaben mit Low-Code-Lösungen automatisieren. Dieser Ansatz vereinfacht bisher manuelle Prozesse wie die Lead-Bewertung und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf strategische und effektive Initiativen zu konzentrieren.

Überall aktiv werden

Automatisierungssysteme sind anpassungsfähig und können nahtlos in verschiedene Systeme integriert werden, einschließlich CRM-Plattformen wie Salesforce. Diese Flexibilität ermöglicht eine plattform- und abteilungsübergreifende Produktivität.

Menschliche Fehler reduzieren

Automatisierung verringert das Risiko menschlicher Fehler und liefert genauere Daten für die Entscheidungsfindung. Dies ist besonders wichtig in einem wettbewerbsintensiven Rekrutierungsumfeld, in dem Genauigkeit von entscheidender Bedeutung ist.

Vermeidung von Datenduplikaten

Die Integration hilft den Universitäten, ihre Daten korrekt zu halten, indem sie Fehler vermeidet und sicherstellt, dass Datensätze problemlos zwischen verschiedenen Systemen ausgetauscht werden können.

Steigerung der Effizienz

Die Automatisierung hilft den Teammitgliedern, an ihrem Arbeitstag mehr zu erreichen, da sie mehr Aufgaben erledigen können. Dadurch werden Ressourcen für strategische Aufgaben freigesetzt und sich wiederholende manuelle Prozesse reduziert.

Optimierung der Marketing- und Vertriebskanäle

Die Automatisierung hilft den Hochschulen, ihre Marketing- und Zulassungsprozesse aufeinander abzustimmen, sodass mehr Leads in eingeschriebene Studierende umgewandelt werden. Diese nahtlose Koordination führt zu einem effektiveren Rekrutierungsprozess.

Verbesserung des Kundenerlebnisses

Automatisierte Benachrichtigungen, zeitnahe Follow-up-Nachrichten und die Antizipation der Bedürfnisse potenzieller Studierender verbessern die Kundenerfahrung. Kürzere Reaktionszeiten und personalisierte Interaktionen schaffen eine enge Bindung zu den Studieninteressierten.

Technische Systeme können Studierende bei der Navigation durch das System unterstützen (…) und Administratoren bei der Verbesserung bestehender Dienste helfen (…). Insgesamt kann eine stärker integrierte Technologie soziale und akademische Verbindungen ermöglichen und so die Erfahrungen der Studierenden verbessern.

Quelle: Connected Student Report, dritte Ausgabe, Salesforce

Marketingautomatisierung ermöglicht es Hochschulen, potenzielle Studierende effektiv anzusprechen, schnell datengestützte Entscheidungen zu treffen und ihre Rekrutierungsbemühungen für maximale Effizienz zu optimieren. Sie erhöht die Einschreibungsquoten und verbessert die Gesamterfahrung der Studierenden, die ein Hochschulstudium in Betracht ziehen.

Bewährte Verfahren für die Automatisierung des Rekrutierungsprozesses

Um eine erfolgreiche Automatisierung zu implementieren, sollten Sie klein anfangen und die Komplexität schrittweise erhöhen. Zu den wichtigsten Praktiken gehören das Verständnis des Prozesses, die Erstellung von Prozesslandkarten, die Beibehaltung der Einfachheit und die Verwendung geplanter Aktionen für externe Daten, um die Effizienz und die Fehlerbehebung zu verbessern.

Hochschulen können das volle Potenzial der Automatisierung ausschöpfen, indem sie Prozesse verstehen, Arbeitsabläufe vereinfachen und geplante Aktionen für externe Daten verwenden. Best Practices für die Automatisierung des Einstellungsprozesses sind ein strategischer Schritt in Richtung Effizienz.