Wie erstellt man einen Genehmigungsprozess für Angebote?

Als Vertriebsleiter müssen Sie einen effizienten Genehmigungsprozess für Angebote einrichten, um sicherzustellen, dass Ihr Team genaue und zeitnahe Angebote für Kunden erstellt. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie einen Genehmigungsprozess für Angebote erstellen, der die folgenden Elemente umfasst: Prognosen, kollaborative Prognosen, CPQ und Prognosen, Produktkatalog, Produkt-SKU, Produktkonfiguration, Produktangebot, mehrere Produkte im Angebot und Angebotssynchronisierung.

Schritt 1: Definieren Sie den Genehmigungsprozess

Bevor Sie einen Genehmigungsprozess für Angebote implementieren, müssen Sie den Prozess selbst definieren. Dazu gehört die Festlegung, wer das Angebot genehmigen muss, welche Kriterien das Angebot erfüllen muss und wie der Genehmigungsprozess gehandhabt werden soll. In der Regel sind mehrere Personen am Genehmigungsprozess beteiligt, z. B. Vertriebsmitarbeiter, Manager und Führungskräfte.

Der Genehmigungsprozess für Angebote kann beispielsweise wie folgt aussehen:

• Vertriebsmitarbeiter erstellen im CPQ-System Angebote für die vom Kunden angefragten Produkte und Dienstleistungen.
• Die Angebote werden auf Basis der enthaltenen Produkte und Dienstleistungen automatisch an den zuständigen Vertriebsleiter weitergeleitet.
• Die Vertriebsleiter prüfen und genehmigen Angebote, die folgende Kriterien erfüllen: Die Angebotssumme liegt innerhalb der genehmigten Rabattspanne.
• Das Angebot enthält alle erforderlichen Produkte und Dienstleistungen.
• Die Kundeninformationen sind korrekt und vollständig
• Das Angebot entspricht den Preisrichtlinien und -grundsätzen des Unternehmens.

Genehmigte Angebote werden automatisch an den Kunden gesendet, während Angebote, die die Kriterien nicht erfüllen, zur Überarbeitung an den Vertriebsmitarbeiter zurückgeschickt werden.

Schritt 2: Integrieren Sie Prognosen und kollaboratives Forecasting

Prognosen sind unerlässlich, um die Nachfrage nach Ihren Produkten und Dienstleistungen zu ermitteln und so Produktion, Lagerbestände und Personaleinsatz zu planen. Beim kollaborativen Forecasting arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um Daten zu sammeln, Trends zu analysieren und Prognosen zu erstellen. Durch die Einbeziehung Ihres Teams in den Prognoseprozess erhalten Sie wertvolle Einblicke in das Verhalten und die Vorlieben Ihrer Kunden.

Prognosen können bei der Entwicklung von Produktbündel hilfreich sein. Durch den Einsatz von Prognosetechniken können Unternehmen Einblicke in die Verbrauchernachfrage und das Verbraucherverhalten gewinnen, die sie in ihre Produktbündelstrategien einfließen lassen können. Stellt ein Unternehmen unter anderem fest, dass bestimmte Produkte häufig zusammen gekauft werden, kann es ein Produktbündel zusammenstellen, das diese Produkte enthält. Ferner können Unternehmen Prognosen verwenden, um die künftige Nachfrage nach bestimmten Produkten oder Produktbündeln vorherzusagen, was ihnen helfen kann, fundierte Entscheidungen über das Bestandsmanagement und die Produktionsplanung zu treffen. Insgesamt können Prognosen ein wertvolles Instrument für Unternehmen sein, die effektive Produktbündel erstellen wollen, die den Bedürfnissen und Präferenzen ihrer Kunden entsprechen.

Schritt 3: Setzen Sie CPQ- und Prognosesoftware ein

CPQ-Software (Configure, Price, Quote) wurde entwickelt, um den Verkaufsprozess durch die Automatisierung der Konfiguration, Preisgestaltung und Angebotserstellung für Produkte und Dienstleistungen zu optimieren. Diese Software kann auch bei der Erstellung von Prognosen helfen, indem sie Echtzeitdaten über Produktverfügbarkeit, Preisgestaltung und Werbeaktionen liefert. Durch die Integration Ihrer CPQ-Software mit Ihrer Prognosesoftware können Sie präzise Angebote erstellen, die die aktuellen Marktbedingungen und die Kundennachfrage widerspiegeln.

Schritt 4: Erstellen Sie einen umfassenden Produktkatalog und ein SKU-System

Um präzise Angebote zu erstellen, benötigen Sie einen umfassenden Produktkatalog, der alle Produkte und Dienstleistungen enthält, die Sie anbieten. Ihr Produktkatalog sollte auch Produkt-SKUs (Stock Keeping Units) enthalten, um eine einfache Bestandsverfolgung zu ermöglichen. Ansonsten benötigen Sie ein Produktkonfigurationssystem, mit dem Sie Produkte und Dienstleistungen entsprechend den Kundenanforderungen konfigurieren können.

Schritt 5: Entwickeln Sie ein solides Produktangebotssystem

Ein Produktangebot ist ein Dokument, das die Einzelheiten eines Verkaufs beschreibt, einschließlich des zu verkaufenden Produkts oder der zu verkaufenden Dienstleistung, des Preises und etwaiger Bedingungen und Konditionen. Wenn Sie ein Angebot erstellen, müssen Sie sicherstellen, dass alle Angaben korrekt sind und den Anforderungen des Kunden entsprechen. Wenn ein Kunde mehrere Produkte kauft, müssen Sie ein Angebot für ein Paket erstellen, das alle zu kaufenden Produkte und Dienstleistungen umfasst.

Das Hauptziel eines Produktangebotssystems besteht darin, es den Benutzern zu ermöglichen, schnell und effizient präzise Angebote zu erstellen. Um dies zu erreichen, benötigen Sie einen fortschrittlichen CPQ-Prozess, der die Automatisierung und Anpassung des gesamten Angebotserstellungsprozesses basierend auf einer Vielzahl von Faktoren beinhaltet.

Weiterhin benötigen Sie ein CPQ-Datenmodell, das die Datenstruktur zur Unterstützung des CPQ-Prozesses festlegt, um sicherzustellen, dass die erstellten Angebote korrekt sind und den Geschäftsregeln des Unternehmens entsprechen.

Schritt 6: Optimieren Sie den Genehmigungsprozess, wenn mehrere Produkte angeboten werden

Wenn ein Kunde mehrere Produkte kauft, kann der Genehmigungsprozess für das Angebot komplexer werden. Um den Prozess zu straffen, können Sie ein einziges Angebot erstellen, das alle zu kaufenden Produkte und Dienstleistungen enthält. Dies kann den Genehmigungsprozess vereinfachen und erleichtert es dem Kunden, die Gesamtkosten des Kaufs zu verstehen.

In einigen Fällen kann ein Paket Produkte oder Dienstleistungen enthalten, die der Kunde nicht wünscht oder benötigt, was zu Verwirrung und zusätzlichen Rückfragen führen kann.

Ob Produktpakete den Genehmigungsprozess vereinfachen, hängt letztlich von der jeweiligen Situation und den Präferenzen des Kunden und des Genehmigers ab. Es ist wichtig, die Bedürfnisse beider Parteien sorgfältig zu berücksichtigen und das Angebot entsprechend anzupassen, um einen reibungslosen und effizienten Genehmigungsprozess zu gewährleisten.

Schritt 7: Synchronisieren Sie Ihre Angebote

Schließlich müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Angebote mit Ihren anderen Systemen synchronisiert werden, z. B. mit Ihrem CRM-System (Customer Relationship Management) und Ihrer Buchhaltungssoftware. Durch diese Synchronisierung wird sichergestellt, dass alle Daten aktuell und korrekt sind, wodurch das Fehlerrisiko verringert und die Kundenzufriedenheit erhöht wird.

Schlussfolgerung

Die folgenden Schritte sind entscheidend: Definition des Genehmigungsprozesses, Integration von Prognosen und kollaborativen Prognosen, Einsatz von CPQ- und Prognosesoftware, Erstellung eines umfassenden Produktkatalogs und SKU-Systems, Entwicklung eines robusten Produktangebotssystems, Rationalisierung des Genehmigungsprozesses für mehrere Produkte im Angebot und Sicherstellung der Angebotssynchronisierung. Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie einen effizienten und effektiven Genehmigungsprozess für Angebote einrichten, der die Anforderungen Ihres Teams und Ihrer Kunden erfüllt.