Aby zapewnić sobie sukces, uniwersytety muszą uważnie monitorować szereg kluczowych wskaźników w obszarach akademickich, życia studenckiego, finansów i reputacji. Wskaźniki te dostarczają cennych informacji na temat kondycji instytucji, jej skuteczności i obszarów wymagających poprawy. W tym artykule skoncentrujemy się na dwóch z nich:
- Rekrutacja i nabór studentów Dlaczego? Stabilna liczba studentów ma kluczowe znaczenie dla stabilności finansowej uczelni, ponieważ czesne i opłaty często stanowią znaczną część jej przychodów. Monitorowanie charakterystyki społeczności studenckiej pomaga również w dostosowywaniu programów akademickich i usług wsparcia do ich zróżnicowanych potrzeb.
- Sukces i retencja studentów Dlaczego? Utrzymanie studentów i zapewnienie im sukcesu ma ogromne znaczenie dla reputacji i długoterminowej rentowności uczelni. Wysokie wskaźniki retencji i ukończenia studiów przyczyniają się również do pozytywnych relacji z absolwentami i przyszłej rekrutacji.
Jaka jest korelacja między tymi dwoma wskaźnikami?
Przede wszystkim nie są to niezależne procesy, ale raczej wzajemnie powiązane elementy zdrowej i dobrze prosperującej instytucji edukacyjnej.
Rekrutacja a retencja studentów w szkolnictwie wyższym
Skuteczna rekrutacja kładzie podwaliny pod udaną retencję, przyciągając studentów, którzy mają większe szanse na odniesienie sukcesu.
Pozyskiwanie odpowiednich kandydatów
Efektywna rekrutacja koncentruje się na przyciąganiu studentów, którzy pasują do programów, wartości i kultury instytucji. Kiedy oczekiwania studentów pokrywają się z ich rzeczywistymi doświadczeniami, są bardziej zadowoleni i częściej kontynuują naukę.
Silne poczucie przynależności, które zaczyna się już podczas rekrutacji i dni adaptacyjnych, znacząco wpływa na retencję. Studenci, którzy czują, że należą do społeczności akademickiej, są trzy razy bardziej skłonni ocenić swoje doświadczenia uniwersyteckie jako wspaniałe (Salesforce, Connected Student Report).
Budowanie realistycznych oczekiwań
Uczciwe i przejrzyste praktyki rekrutacyjne dają kandydatom jasny obraz tego, czego mogą się spodziewać pod względem akademickim, społecznym i finansowym. Zmniejsza to prawdopodobieństwo rozczarowania i późniejszej rezygnacji.
Studenci, którzy twierdzą, że otrzymali wystarczające wsparcie akademickie i w zakresie dobrostanu (wellbeing), znacznie częściej pozostają zaangażowani. Przykładowo, 78% studentów z doskonałymi doświadczeniami uniwersyteckimi czuło się wspieranych akademicko, w porównaniu do zaledwie 23% osób z negatywnymi doświadczeniami (Salesforce, Connected Student Report).
Budowanie początkowego zaangażowania
Wczesne zaangażowanie podczas procesu rekrutacji, na przykład poprzez spersonalizowaną komunikację i wizyty na kampusie (dni otwarte), może budować poczucie więzi i przynależności jeszcze przed rozpoczęciem studiów, co pozytywnie wpływa na prawdopodobieństwo ich ukończenia.
Studenci, którzy mają wspaniałe doświadczenia z procesu wdrożenia (onboardingu), są 35 razy bardziej skłonni ocenić swoje ogólne doświadczenia uniwersyteckie jako wspaniałe. Ta zależność podkreśla znaczenie strategii rekrutacyjnych, które kładą nacisk na płynne przejście do życia uniwersyteckiego (Salesforce, Connected Student Report).
Przygotowanie akademickie
Rekrutowanie studentów, którzy są akademicko przygotowani na rygory programów instytucji, stwarza im warunki do sukcesu, zmniejszając ryzyko problemów w nauce, które mogą prowadzić do rezygnacji.
Prawie połowa (47%) studentów wybiera uczelnię ze względu na perspektywy zawodowe, ale tylko 11% czuje się bardzo dobrze przygotowana do pracy. Studenci, którzy czują się dobrze przygotowani, są cztery razy bardziej skłonni ocenić swoje doświadczenia uniwersyteckie jako wspaniałe, co łączy komunikację rekrutacyjną na temat gotowości do kariery z długoterminową retencją (Salesforce, Connected Student Report).
Marketing szeptany
Zadowoleni i odnoszący sukcesy obecni studenci są potężnymi ambasadorami instytucji. Ich pozytywne doświadczenia, którymi dzielą się z kandydatami i ich rodzinami, mogą być niezwykle skutecznym narzędziem rekrutacyjnym.
Studenci, którzy mieli wspaniałe doświadczenia uniwersyteckie, byli o 51% bardziej skłonni polecić swoją uczelnię znajomym i rodzinie. Podkreśla to znaczenie pozytywnych doświadczeń w napędzaniu poleceń (Salesforce, Connected Student Report).
Reputacja i marka
Wysokie wskaźniki retencji przyczyniają się do pozytywnej reputacji i wzmacniają markę instytucji. To czyni ją bardziej atrakcyjną dla kandydatów, którzy postrzegają ją jako miejsce, w którym studenci odnoszą sukcesy i rozwijają się.
74% studentów z doskonałymi doświadczeniami zadeklarowało, że jest dumnych z bycia związanymi ze swoją uczelnią. Silna marka instytucjonalna, zbudowana na pozytywnych doświadczeniach studentów, bezpośrednio wpływa na retencję i lojalność absolwentów (Salesforce, Connected Student Report).
Zaangażowanie absolwentów
Studenci, którzy ukończyli studia, częściej stają się zaangażowanymi i wspierającymi absolwentami, przyczyniając się do przyszłych działań rekrutacyjnych poprzez networking, polecenia i wsparcie finansowe.
Instytucje, które utrzymują silne więzi z absolwentami, osiągają lepsze wyniki w zakresie retencji. Przykładowo, 40% instytucji zadeklarowało zmianę podejścia do angażowania absolwentów, a 45% przyjęło hybrydowe (stacjonarne i wirtualne) modele zaangażowania, które pomagają w budowaniu relacji na całe życie (Salesforce, Connected Student Report).
Doskonalenie oparte na danych
Analiza danych dotyczących retencji może dostarczyć cennych informacji o tym, które aspekty doświadczeń studenckich działają dobrze, a które wymagają poprawy. Rozwiązywanie problemów związanych z retencją może prowadzić do lepszych ogólnych doświadczeń studenckich, co z kolei wzmacnia działania rekrutacyjne.
Uniwersytety wykorzystujące analitykę danych do personalizacji doświadczeń studenckich odnotowały wyższą satysfakcję. Na przykład 69% studentów z doskonałymi doświadczeniami uważało, że ich uczelnia zapewniła spersonalizowane doświadczenie dostosowane do ich potrzeb, w porównaniu do zaledwie 50% ogółu (Salesforce, Connected Student Report).
Efektywne wykorzystanie zasobów
Wysoka retencja oznacza, że instytucja nie musi ciągle zastępwać dużej liczby studentów, którzy odchodzą. To sprawia, że działania rekrutacyjne są bardziej wydajne i opłacalne.
Instytucje, które inwestują w technologię wspierającą studentów, odnotowują lepszą retencję. Przykładowo, 83% studentów, którzy czuli się bardzo związani ze swoją instytucją, wskazało łatwy dostęp do zasobów online jako kluczowy czynnik ich pozytywnych doświadczeń. Z drugiej strony, 27% studentów uważało, że ich uniwersytety używają przestarzałej technologii, co może negatywnie wpływać na retencję (Salesforce, Connected Student Report).
Instytucje, które rozumieją i strategicznie zarządzają związkiem między rekrutacją a retencją, mają większe szanse na osiągnięcie zrównoważonego naboru, zwiększenie sukcesu studentów i zbudowanie silnej, wspierającej społeczności. Holistyczne podejście do „zarządzania rekrutacją” (enrollment management) uznaje tę współzależność i ma na celu optymalizację obu procesów dla ogólnej korzyści instytucji i jej studentów.
Kluczowe narzędzia oferowane przez Salesforce dla szkolnictwa wyższego
Głównym rozwiązaniem dla szkolnictwa wyższego jest Salesforce Education Cloud, platforma chmurowa zaprojektowana do wspierania całej ścieżki studenta, od rekrutacji po ukończenie studiów. Platforma ta nie tylko pomaga instytucjom przyciągać studentów, ale także odgrywa kluczową rolę w poprawie retencji, odpowiadając na ich potrzeby przez cały okres akademicki.
Education Cloud oferuje różnorodne narzędzia dostosowane do unikalnych wyzwań stojących przed instytucjami szkolnictwa wyższego. Upraszcza rekrutację, zapewniając scentralizowane zarządzanie danymi i wgląd w czasie rzeczywistym, co umożliwia spersonalizowany kontakt z kandydatami. Dodatkowo wspiera retencję poprzez budowanie zaangażowania i oferowanie holistycznego wsparcia, zapewniając studentom poczucie więzi i docenienia przez cały czas pobytu na uczelni.
Oto szczegółowy przegląd narzędzi wchodzących w skład pakietu Salesforce dla szkolnictwa wyższego:
CRM (Zarządzanie Relacjami z Klientami)
Funkcjonalności Salesforce CRM odgrywają kluczową rolę w rekrutacji, umożliwiając instytucjom efektywne zarządzanie całym cyklem życia studenta, od naboru po zaangażowanie absolwentów. Jedną z kluczowych funkcji jest Widok 360 Stopni Studenta, który zapewnia kompleksowy profil każdej osoby. Funkcja ta integruje dane akademickie (np. z systemu USOS), historię komunikacji i wskaźniki zaangażowania w jednym panelu, co pozwala na holistyczne zrozumienie ścieżki każdego studenta. Jest to szczególnie przydatne podczas rekrutacji, ponieważ pozwala zespołom rekrutacyjnym identyfikować kandydatów o wysokim potencjale i odpowiadać na ich konkretne pytania czy zainteresowania.
Marketing Cloud
Moduł komunikacji ułatwia terminową komunikację z kandydatami w całym procesie rekrutacyjnym. Automatyzuje wysyłanie powiadomień, zaproszeń na rozmowy, przypomnień o terminach i spersonalizowanych aktualizacji. Salesforce Marketing Cloud wspiera ukierunkowane kampanie dostosowane do preferencji studentów, a narzędzia „mobile-first” zapewniają, że studenci otrzymują aktualizacje za pośrednictwem preferowanych kanałów.
Zarządzanie rekrutacją (Admissions Management)
Jest to pakiet zintegrowanych narzędzi, które usprawniają procesy związane z naborem studentów:
- Moduł Aplikacji upraszcza proces składania dokumentów, umożliwiając studentom wypełnianie formularzy i przesyłanie wymaganych dokumentów za pośrednictwem scentralizowanej platformy. Na polskim rynku może to być integracja z systemami takimi jak IRK/ERK.
- Moduł Weryfikacji automatyzuje weryfikację dokumentów, zapewniając dokładność i zmniejszając ryzyko fałszywych zgłoszeń.
- Moduł Rankingowy umożliwia tworzenie list rankingowych kandydatów na podstawie predefiniowanych kryteriów, takich jak wyniki w nauce, działalność pozalekcyjna czy wskaźniki różnorodności.
Portale dla studentów
Samoobsługowe portale oferowane przez Salesforce pozwalają kandydatom i obecnym studentom na dostęp do informacji o aplikacjach, terminach, wydarzeniach i innych niezbędnych zasobach w jednym miejscu. Dla celów rekrutacji upraszcza to proces aplikacyjny, umożliwiając kandydatom śledzenie jego postępów. Z perspektywy retencji, portale pomagają utrzymać zaangażowanie studentów, zapewniając stały dostęp do zasobów akademickich, usług biura karier i możliwości społecznych.
Raportowanie i analityka
Salesforce odgrywa kluczową rolę w analityce i raportowaniu na potrzeby rekrutacji i retencji.
- Moduł Raportowania umożliwia generowanie szczegółowych raportów i statystyk. Instytucje mogą śledzić trendy wśród kandydatów, wskaźniki naboru i retencji.
- Moduł Analizy Danych pozwala analizować dane z procesu rekrutacji w celu odkrywania wzorców i przewidywania wyników. Wykorzystując narzędzia AI, takie jak Einstein Analytics, uczelnie mogą oceniać skuteczność swoich strategii rekrutacyjnych.
Komunikacja
Agentforce, narzędzie komunikacyjne Salesforce, ułatwia interakcję w czasie rzeczywistym z kandydatami i obecnymi studentami. Powiadomienia, przypomnienia o terminach i spersonalizowane aktualizacje można śledzić w celu mierzenia poziomu zaangażowania.
Zarządzanie dokumentami i płatnościami
Moduł Płatności bezproblemowo integruje bramki płatnicze z ekosystemem Salesforce. Umożliwia zarządzanie opłatami rekrutacyjnymi i czesnym. Dodatkowo narzędzia do zarządzania dokumentami w Salesforce ułatwiają bezpieczne przechowywanie i pobieranie dokumentów związanych z płatnościami.
Dlaczego warto wdrożyć Salesforce Education Cloud?
Salesforce ugruntował swoją pozycję jako siła transformująca w szkolnictwie wyższym. Renomowane instytucje, takie jak USC, Stanford, Purdue, Rutgers, Michigan State, UPenn i Notre Dame, z powodzeniem wdrożyły rozwiązania Salesforce, aby zmodernizować swoje działania i poprawić zaangażowanie studentów. Raporty wiodących analityków, takich jak Gartner i Forrester, konsekwentnie uznają Salesforce za czołową platformę CRM i zaangażowania dla szkolnictwa wyższego.
Wdrożenie Salesforce dla szkolnictwa wyższego jest kluczowe dla uniwersytetów, które chcą:
- Przyciągać i rekrutować odpowiednich studentów.
- Poprawić wskaźniki sukcesu i retencji studentów.
- Pielęgnować silne relacje z absolwentami i zwiększać fundraising.
- Zwiększyć wydajność operacyjną i współpracę między działami.
- Wykorzystywać dane do podejmowania świadomych decyzji i napędzania strategicznego wzrostu.
- Budować bardziej połączone i spersonalizowane doświadczenie dla wszystkich interesariuszy.
Nacisk Salesforce na holistyczne wsparcie zapewnia, że studenci czują się docenieni i wspierani na całej swojej ścieżce akademickiej, od rekrutacji po ukończenie studiów.
FAQ
Dlaczego rekrutacja i retencja studentów są ze sobą tak ściśle powiązane?
Są to dwa końce tego samego procesu. Skuteczna rekrutacja przyciąga kandydatów, którzy są dobrze dopasowani do kultury i wymagań akademickich uczelni, co naturalnie zwiększa ich szanse na sukces i ukończenie studiów. Z kolei wysoka retencja buduje pozytywną reputację uczelni, co ułatwia przyciąganie najlepszych kandydatów w przyszłości.
W jaki sposób Salesforce tworzy „Widok 360 Stopni Studenta” i jak to pomaga w rekrutacji?
Platforma integruje dane z różnych systemów (np. system rekrutacyjny, dziekanatowy, marketingowy) w jednym, kompletnym profilu kandydata lub studenta. Dzięki temu dział rekrutacji ma pełny wgląd w jego zainteresowania, historię komunikacji i zaangażowanie. Pozwala to na personalizację rozmów i ofert, co znacząco zwiększa skuteczność działań rekrutacyjnych.
Jakie konkretne narzędzia Salesforce wspierają retencję już po zakończeniu rekrutacji?
Salesforce oferuje narzędzia do monitorowania postępów akademickich, systemy wczesnego ostrzegania o problemach studentów, spersonalizowane portale z dostępem do zasobów oraz zautomatyzowaną komunikację. Umożliwia to opiekunom i wykładowcom proaktywne wspieranie studentów i interweniowanie, zanim drobne problemy przerodzą się w powód do rezygnacji.
Czy Salesforce Education Cloud można zintegrować z systemami używanymi na polskich uczelniach, takimi jak USOS czy IRK?
Tak, jedną z kluczowych zalet Salesforce jest jego elastyczność i możliwość integracji z zewnętrznymi systemami. Platforma może być połączona z popularnymi w Polsce systemami rekrutacyjnymi (IRK/ERK) oraz dziekanatowymi (np. USOS), co pozwala na stworzenie jednego, spójnego ekosystemu danych na całej uczelni.
Jakie są główne korzyści z wdrożenia zintegrowanego podejścia do rekrutacji i retencji przy użyciu Salesforce?
Główne korzyści to: wyższa skuteczność rekrutacji dzięki lepszemu targetowaniu kandydatów, wzrost wskaźników retencji dzięki proaktywnemu wsparciu studentów, poprawa wydajności operacyjnej przez automatyzację zadań oraz podejmowanie lepszych, strategicznych decyzji w oparciu o kompletne i wiarygodne dane.
