Jak zmienić czasochłonny proces rekrutacji na bardziej efektywny? Jak przygotować uczelnię na szczytowy okres, kiedy aplikuje wiele osób? Jak ograniczyć formalności, aby zyskać korzyści z operacji cyfrowych?
Ten artykuł pomoże Ci odpowiedzieć na te pytania.
Kluczowe elementy cyfrowych przyjęć
Przejście na technologię cyfrową w szkolnictwie wyższym oznacza pożegnanie się z całą papierkową robotą związaną z procesem rekrutacji. Dotyczy to nie tylko biura przyjęć; cyfrową metamorfozę przechodzą także działy rejestracji, administracji, pomocy finansowej i księgowości.
Czy w epoce cyfrowej można zwiększyć efektywność tych działów? Oto kilka kluczowych funkcji, które pomogą im sprawnie działać:
Podpisy elektroniczne
Wnioskodawcy podpisują dokumenty elektronicznie, eliminując potrzebę stosowania fizycznej dokumentacji. Przyspiesza to proces przyjmowania oraz zwiększa bezpieczeństwo i zgodność, zapewniając autentyczność podpisów.
Przesyłanie dokumentów
Wnioski, listy polecające, eseje i inne dokumenty można bezpiecznie i wygodnie przesyłać online. Upraszcza to proces składania wniosków i zmniejsza ryzyko zagubienia dokumentów.
Płatności internetowe
Integracja płatności umożliwia wnioskodawcom uiszczanie opłat aplikacyjnych i czesnego drogą elektroniczną. Nie tylko ułatwia to studentom finansową stronę przyjęć, ale także usprawnia przetwarzanie płatności dla uczelni, ograniczając pracę administracyjną.
Przepływ pracy przy rejestracji
Przepływy pracy związane z rejestracją, zintegrowane z systemami zarządzania relacjami z klientami (CRM), pomagają instytucjom efektywnie zarządzać danymi kandydatów. Systemy te automatyzują komunikację, śledzą postępy kandydatów i ułatwiają spersonalizowane interakcje, ostatecznie optymalizując proces rekrutacji.
Zautomatyzowana komunikacja
Przyjęcia bez dokumentów papierowych wykorzystują automatyzację komunikacji w całym procesie. Wnioskodawcy otrzymują krótkie wiadomości z potwierdzeniem otrzymania dokumentów, informacją o terminach oraz zaproszeniami na rozmowy kwalifikacyjne lub przesłanie ankiet. Dzięki temu kandydaci są na bieżąco informowani i zaangażowani, a także zmniejsza obciążenie związane z ręczną komunikacją.
Włączając te elementy, instytucje szkolnictwa wyższego tworzą płynny, wydajny i bezpieczny proces przyjmowania na studia, bez użycia dokumentów papierowych. Poprawia to doświadczenie kandydatów i pozwala pracownikom rekrutacyjnym skupić się na bardziej strategicznych aspektach swoich ról, ostatecznie przyczyniając się do wyższego poziomu satysfakcji i ogólnego sukcesu instytucji.
Jednakże, digitalizacja procesu składania wniosków stwarza pewne wyzwania, m.in:
- czas i wysiłek potrzebny na przeszkolenie personelu i wdrożenie rozwiązań technologicznych,
- ryzyko związane z bezpieczeństwem danych dotyczących wrażliwych informacji o studentach,
- potencjalne bariery dla wnioskodawców, którzy mają ograniczony dostęp cyfrowy.
Planowanie i zasoby mogą pomóc w pokonaniu tych przeszkód. Warto podjąć ten wysiłek, bo zalety przeważają nad wadami. Uwzględnienie możliwych zagrożeń umożliwia przejście na proces bez dokumentów papierowych.
Usprawnione, zrównoważone, skuteczne: zalety przyjęć bez dokumentów papierowych
Studenci, wykładowcy i pracownicy odniosą korzyści z przejścia na technologię cyfrową na wiele sposobów. Oto trzy główne powody, dla których uniwersytety powinny zrezygnować z dokumentów papierowych:
Lepsze doświadczenie studenckie
- Proces przyjmowania bez dokumentów papierowych sprawia, że złożenie aplikacji jest dostępne z dowolnego miejsca, co eliminuje niedogodności związane z podróżowaniem w celu złożenia wniosków.
- Krótszy czas przetwarzania i krótszy czas oczekiwania prowadzi do ogólnej lepszej jakości usług. Takie skoncentrowane na studentach podejście sprawia, że przyjęcia są bardziej wydajne, wygodne i przyjazne dla środowiska.
- Osiąganie celów w zakresie zrównoważonego rozwoju środowiska poprzez zmniejszenie zużycia papieru oraz zmniejszenie kosztów transportu i gospodarki odpadami.
Teraz studenci mają gdzie skorzystać z tych możliwości i złożyć wniosek o udział. Zaobserwowaliśmy dość gwałtowny wzrost zaangażowania, gdy zaczęliśmy skupiać się na doświadczeniu – CMO, publiczna uczelnia badawcza.
Źródło: Raport firmy Forrester: Całkowity wpływ ekonomiczny platformy Salesforce Education Cloud, październik 2020 r
Ulepszone przechowywanie i bezpieczeństwo dokumentów
- Wnioski cyfrowe składane, przeglądane i przechowywane są w formie elektronicznej, co zapewnia szybki dostęp do danych. Przyspiesza to proces recenzji wniosków i pozwala na sprawną analizę danych.
- Elektroniczne przechowywanie i wyszukiwanie dokumentów znacznie zwiększa możliwości analizy danych. Dzięki łatwo dostępnym informacjom na wyciągnięcie ręki łatwiej jest podejmować decyzje w oparciu o dane i identyfikować trendy.
- Ryzyko zagubienia dokumentów jest praktycznie wyeliminowane, co przyczynia się do zwiększenia dokładności procesu przyjmowania.
W Salesforce zespół rejestrujący może z wyprzedzeniem przygotować wiele pracy, na przykład skonfigurować szablony, aby były gotowe do użycia w razie potrzeby. System daje zespołowi możliwość spójnego i doskonałego działania, a ponadto jest dość łatwy w użyciu. Teraz ktoś może być na wakacjach, a ktoś inny może wkroczyć i go bezproblemowo zastąpić, bez utraty ciągłości działania – CMO, publiczna uczelnia badawcza.
Źródło: Raport firmy Forrester: Całkowity wpływ ekonomiczny platformy Salesforce Education Cloud, październik 2020 r
Usprawnione operacje i zwiększona wydajność
- Pomaga mniejszym zespołom rekrutacyjnym zwiększyć ich zdolność do efektywnej obsługi większej liczby wniosków. Można wyeliminować przepełnione foldery plików i czasochłonne zadania ręcznego wprowadzania danych, zmniejszając obciążenie administracyjne.
- Ułatwia ocenę zwrotu z inwestycji (ROI) działań rekrutacyjnych. Dzięki automatycznemu śledzeniu rozpoczęcia i przesłania wniosków instytucje uzyskują wgląd w skuteczność swoich strategii docierania do odbiorców, co pozwala na dostosowywanie oparte na danych i lepsze ukierunkowanie.
- Taki system wyróżnia Twoją szkołę. Przyszłych studentów przyciągają instytucje, które oferują płynne i zaawansowane technologicznie doświadczenie.
- Daje to znaczne oszczędności czasu i kosztów. Mniejsze wydatki na papier i drukowanie przyczyniają się do bardziej ekologicznego środowiska i zapewniają znaczne korzyści finansowe.
Już na początku zaobserwowaliśmy pewne sukcesy w zakresie przyjęć i zapisów na studia: mieliśmy największy nabór na studia w okresie letnim w historii uniwersytetu. Bez Salesforce nie bylibyśmy w stanie osiągnąć takiego poziomu zaangażowania i promocji programów letnich. Nie sądzę, że nasze równorzędne instytucje mówią to samo. – CIO, publiczna uczelnia badawcza.
Źródło: Raport firmy Forrester: Całkowity wpływ ekonomiczny platformy Salesforce Education Cloud, październik 2020 r
W jaki sposób rozwiązanie Salesforce może usprawnić procesy rekrutacyjne na studia?
Na szczęście żyjemy obecnie w okresie, w którym wykorzystanie technologii cyfrowych w szkolnictwie wyższym jest wykonalne i bardzo korzystne. Inwestowanie w zajęcia online, zasoby cyfrowe lub zmiana sposobu ubiegania się o przyjęcie do szkoły nie tylko poprawi reputację Twojej uczelni teraz, ale pomoże Twojej instytucji w przyszłości.
Taki system rekrutacji doskonale wpisuje się w oczekiwania i wartości współczesnego szkolnictwa wyższego. Salesforce jest właściwą odpowiedzią: pomaga uniwersytetom w procesie rekrutacji bez dokumentów papierowych.
