SWPS-Universität: Mitarbeiterbewertung
Hauptsitz: Warschau, Polen
Studierende: 17.500 im Grundstudium, im Aufbaustudium und in der Doktorandenausbildung
Campus: in 6 polnischen Großstädten
Herausforderungen
Digitalisierung des Bewertungsprozesses
Hochschulen sind verpflichtet, die berufliche Leistung von akademischen Lehrkräften und Forschern jährlich oder alle zwei Jahre zu bewerten. Der Prozess sollte viele Variablen berücksichtigen, wie z. B. den akademischen Grad oder den beruflichen Werdegang eines bestimmten Mitarbeiters (Forschung oder Lehre).
Automatisierung des Prozesses
Bislang wurde die Bewertung im Dokumentenflussmodus durchgeführt, wobei entweder Papier oder eine Kombination aus digitalen und Papierversionen verwendet wurde. Dies führte zu zusätzlichen Kosten und verlangsamte den Prozess.
Vereinfachung des formalen Weges
Das Verfahren umfasst das Ausfüllen von Formularen, die Einreichung von Unterlagen, das Einspruchsverfahren und alle Aktivitäten, die den Mitarbeitern zugerechnet werden. Die Bewertung konzentriert sich auf die didaktischen, wissenschaftlichen, forschenden und organisatorischen Bereiche des Projekts.
Lösung
Der Prozess wurde auf die interne Plattform der Universität verlagert, die auf Salesforce Community beruht. Die Mitarbeiter melden sich mit denselben Anmeldedaten am Portal an, die sie auch für den Zugriff auf andere IT-Tools der Universität verwenden. Der gesamte Prozess der Berichtsverarbeitung wird über das Portal abgewickelt.
Lösung
Personalisierte
Kommunikation
Die anstehenden Verfahrensschritte werden durch Benachrichtigungen an die E-Mail-Konten der zuständigen Personen (der bewertete Mitarbeiter oder sein Vorgesetzter, die bewertende Person) kommuniziert.
Administrative
Kontrolle
Die Korrektheit des Prozesses wird von Administratoren überwacht, die Zugang zu Salesforce haben, aber nur die Informationen über die Einheit sehen können, die sie vertreten. Zwei Personen haben Superadministrator-Rechte, was bedeutet, dass sie alles sehen können (sie vertreten das Büro des Vizerektors) und die Korrektheit des Prozesses auf Universitätsebene überwachen können.
Verwaltung von
Benachrichtigungen
Die Prozesskonfiguration umfasst die Vorbereitung von Mechanismen zum Versenden von Benachrichtigungen aus Salesforce an die Mitarbeiter sowie von Erinnerungen (je nach Phase des Prozesses, z. B. über die Notwendigkeit, ein Formular auszufüllen, fehlende Informationen zu ergänzen, einen untergeordneten Mitarbeiter zu bewerten, ihn über den Erhalt einer Bewertung zu informieren, usw.)
Interaktive
Bestätigungen
Systemunterzeichnete Dokumente dienen als Bestätigung für die Beurteilungsergebnisse. Es besteht Handlungsbedarf auf beiden Seiten (ein angemeldeter Benutzer klickt, um zu bestätigen, dass er die Informationen gelesen hat) und unterliegt einer Bewertung.
Einspruchsverfahren
Es ist auch möglich, ein Einspruchsverfahren gegen die über das Portal erhaltene Note einzuleiten.
Berichte
und Ausdrucke
Es wurde eine benutzerdefinierte Lösung für die Erstellung von Berichten im XLS-Format vorbereitet, die eine Zusammenfassung der Informationen enthalten (entsprechend der Berechtigungsstufe eines bestimmten Administrators). Derzeit wird ein zusätzliches benutzerdefiniertes Tool vorbereitet, mit dem Sie Daten direkt aus Salesforce drucken und Berichte über einen bestimmten Pfad erstellen können.
Anpassbare
Arbeitsabläufe
Neben dem automatischen Ablauf des Prozesses, der zu einem einzigen Zeitpunkt für alle zu beurteilenden Mitarbeiter in einem bestimmten Abrechnungszeitraum eingeleitet wird, ist es auch möglich, den Prozess für eine bestimmte Person gesondert einzuleiten.
Personalisierte
Formulare
Die Formulare, die für einzelne Personen angezeigt werden, enthalten bestimmte Daten, die auf der Grundlage ihrer Anmeldedaten und aller in Salesforce dank der Integration mit VDO verfügbaren Daten ausgefüllt werden (z. B. Name, Nachname, akademischer Grad, Einheit usw.).
Nahtlose
Integration
Die Lösung wurde nahtlos in das interne IT-System und die Datenbank der Mitarbeiter und Studierenden (VDO) integriert.
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Ergebnisse
Optimierte
Bewertungen
Die beschleunigten, vereinfachten und teilweise automatisierten Beurteilungsverfahren für Mitarbeiter sparen Zeit und tragen zu einer dynamischeren und transparenteren Bewertung ihrer Leistung bei.
Qualitativ
hochwertige Daten
Um eine höhere Qualität der Informationsbeschaffung zu erreichen, müssen robuste Systeme und Werkzeuge implementiert werden, die die Genauigkeit, Relevanz und Zugänglichkeit der Daten verbessern.
Nachhaltiger
Ansatz
Diese digitale Transformation optimiert den Bewertungsprozess und bietet einen nahtlosen und umweltfreundlichen Ansatz, der mit modernen technologischen Trends und der Verpflichtung zur Minimierung von Papierabfällen übereinstimmt.
Reduzierung des
Verwaltungsaufwands
Durch die Umstellung auf digitale Evaluierungen entfällt der Bedarf an umfangreichem Papierkram, manueller Dateneingabe und Lagerungskosten, wodurch ein kostengünstigerer und effizienterer Verwaltungsablauf gefördert wird.
Sichere
Bewertungsstruktur
Durch robuste Verschlüsselungsmaßnahmen und Zugangskontrollen gewährleistet das System den Schutz der Mitarbeiterdaten, gewährleistet die Vertraulichkeit während des gesamten Beurteilungsprozesses und stärkt das Vertrauen in die digitale Infrastruktur.
Ihre Universität kann von dieser Lösung profitieren, wenn:
01
Sie möchte den Evaluierungsprozess für akademische Lehrkräfte und Forscher vereinfachen und optimieren.
02
Sie haben den Wunsch, von den traditionellen Dokumentenflüssen, bei denen Papier oder eine Kombination aus digitalen und Papierversionen verwendet wird, zu einem rationalisierten und vollständig digitalen Evaluierungsprozess überzugehen.
03
Ziel ist es, dass das System alles abdeckt, vom Ausfüllen von Formularen und Einreichen von Dokumenten bis zu Einspruchsverfahren, und dass alle Aktivitäten, die den Mitarbeitern zugeordnet werden, in einer einheitlichen digitalen Plattform zusammengefasst werden.
04
Ziel ist es, die Arbeitsqualität der Mitarbeiter zu verbessern, indem Echtzeit-Feedback, Zielverfolgung und Leistungseinblicke ermöglicht werden, was letztlich zur allgemeinen Arbeitszufriedenheit beiträgt.
05
Sie haben den Bedarf an effizienten Berichts- und Druckprozessen innerhalb des Beurteilungssystems, die eine benutzerfreundliche Plattform für die Verwaltung des Beurteilungsprozesses bieten.
06
Sie haben den Wunsch nach definierten Zuständigkeiten für Administratoren, um einen organisierten Bewertungsprozess zu fördern, der die allgemeine Klarheit und Transparenz ihrer Rollen verbessert.
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Erstaunliche Rücksicht auf die Bedürfnisse des Kunden, ein wunderbar unterstützendes Umsetzungsteam voller Einsatzbereitschaft und Geduld. Ihr Engagement und ihr Wissen machten den Prozess so reibungslos wie möglich. Es war (und ist immer noch) ein Vergnügen, mit ihnen zu arbeiten.
Kamila Dryjańska
Leitung Personalabteilung
Case Study
Salesforce Marketing Cloud
Marketing-Automatisierung an der Universität
