Ponieważ organizacje z różnych branż dążą do usprawnienia swoich procesów, rekrutacja na uczelniach nie jest wyjątkiem.
Inicjatywy związane z zarządzaniem relacjami z klientami, kampanie marketingowe i inne to tylko niektóre obszary, w których wykorzystywana jest automatyzacja. Celem jest pracować mądrzej, a nie ciężej.
Narzędzia do automatyzacji Salesforce pozwalają usprawnić złożone procesy biznesowe, wyeliminować powtarzalne zadania i zarządzać skomplikowanymi przepływami pracy, aby lepiej maksymalizować czas zespołu sprzedażowego.
Najczęstsze wyzwania stojące przed rekruterami na uczelniach
Dla uniwersytetów przyciąganie i przyjmowanie nowych studentów jest przedsięwzięciem o znaczeniu krytycznym. Dlatego, aby usprawnić te procesy, konieczne jest wykorzystanie mocy narzędzi automatyzacji, które umożliwią również skrócenie czasu rekrutacji i zminimalizują ryzyko błędów ludzkich. Przyjrzyjmy się typowym procedurom i przeszkodom napotykanym podczas procesu rekrutacji oraz temu, jak automatyzacja może je rozwiązać.
Procedury i przeszkody w rekrutacji na studia:
- Przeciążenie administracyjne dotyczące zadań od obsługi zapytań po obsługę wniosków. Może spowolnić proces rekrutacji i odwrócić zasoby od bardziej strategicznych działań.
- Zarządzanie danymi staje się wyzwaniem, ponieważ uniwersytety gromadzą ogromne ilości danych o potencjalnych studentach. Trudno jest nimi zarządzać, łączyć je i zapewniać dokładność, zwłaszcza gdy trzeba pracować z wieloma systemami i źródłami danych.
- Nieefektywna komunikacja wynika z ręcznych procesów komunikacji, które często prowadzą do opóźnień i niespójnych komunikatów. Dbanie o to, aby potencjalni studenci byli na bieżąco informowani, zaangażowani i podążali drogą przez cały proces rekrutacji, może być wyzwaniem.
Automatyzacja to kompas, który pomaga uniwersytetom radzić sobie z wyzwaniami związanymi z rekrutacją. Automatyzacja przepływów pracy i zarządzania danymi może pomóc instytucjom zmniejszyć obciążenia administracyjne oraz poprawić wydajność, dokładność i skuteczność procesów rekrutacyjnych. To proaktywne podejście do automatyzacji pozwala uniwersytetom zachować konkurencyjność w stale zmieniającym się krajobrazie rekrutacji do szkół wyższych.
Kluczowe elementy automatyzacji marketingu w rekrutacji na studia
Skuteczna automatyzacja marketingu w rekrutacji na uniwersytety opiera się na dobrze skoordynowanym zestawie narzędzi i strategii, które usprawniają procesy i zwiększają zaangażowanie. W tym miejscu przyjrzymy się kluczowym elementom tego transformacyjnego podejścia.
Gromadzenie i segmentacja danych. Podstawą skutecznej automatyzacji marketingu jest solidne zarządzanie danymi. Uniwersytety gromadzą ogromne ilości informacji o potencjalnych studentach, od zainteresowań akademickich po dane demograficzne. Platformy automatyzacji marketingu doskonale radzą sobie z gromadzeniem, organizowaniem i segmentacją tych danych. Uniwersytety mogą dostosować swoją komunikację, kategoryzując potencjalnych klientów na podstawie takich czynników, jak lokalizacja, zainteresowania akademickie lub historia zaangażowania.
Kampanie e-mailowe i pielęgnowanie leadów. E-mail pozostaje potężnym narzędziem w rekrutacji na studia, a automatyzacja przenosi go na wyższy poziom. Zautomatyzowane kampanie e-mailowe umożliwiają uniwersytetom wysyłanie spersonalizowanych, aktualnych wiadomości do podzielonych na segmenty grup. Niezależnie od tego, czy chodzi o wysyłanie przypomnień o terminach składania wniosków, dzielenie się historiami sukcesu czy wyróżnianie odpowiednich programów, automatyzacja gwarantuje, że potencjalni studenci otrzymają właściwą wiadomość we właściwym czasie.
Wdrożyliśmy dużą automatyzację w przestrzeni marketingowej i z pewnością zaobserwowaliśmy niższe koszty marketingu i oszczędność czasu. Ponieważ nasze składowe podróży kandydata i zaangażowanie cyfrowe są tak potężne, zmniejszyliśmy kosztowne przedsięwzięcia, takie jak materiały drukowane i billboardy, oraz inne tego typu rzeczy, które cechowały się wysokim kosztem i niską efektywnością, a następnie przechodziliśmy na bardziej spersonalizowane podróże kandydata .– CIO publicznego uniwersytetu badawczego
Źródło: Raport firmy Forrester: Całkowity wpływ ekonomiczny platformy Salesforce Education Cloud, październik 2020 r
Automatyzacja mediów społecznościowych. Wykorzystanie mediów społecznościowych jest niezbędne w dzisiejszym krajobrazie rekrutacyjnym. Uniwersyteckie narzędzia do automatyzacji marketingu pozwalają strategicznie planować posty i śledzić wskaźniki zaangażowania. Automatyzując rutynowe zadania w mediach społecznościowych, rekruterzy zapewniają stałą obecność uniwersytetu w Internecie i uważnie monitorują rozmowy, wzmacniając w ten sposób lepsze relacje z potencjalnymi studentami.
Zarządzanie kontaktami. Sprawna obsługa zapytań i często zadawanych pytań ma kluczowe znaczenie w procesie rekrutacji. Chatboty i asystenci wykorzystujący sztuczną inteligencję natychmiast odpowiadają na najczęściej zadawane pytania, dzięki czemu potencjalni studenci otrzymują potrzebne informacje tak szybko, jak to możliwe. Te zautomatyzowane systemy mogą również gromadzić dane kontaktowe i preferencje, co pomaga uniwersytetom dostosować dalsze interakcje.
Analityka i raportowanie. Podejmowanie decyzji w oparciu o dane jest podstawą automatyzacji marketingu. Uniwersytety mogą śledzić wskaźniki rekrutacji, takie jak wizyty w witrynie, współczynnik otwarć e-maili i przesłane aplikacje. Dane te pozwalają instytucjom na ciągłe udoskonalanie swoich strategii. Uniwersytety mogą zoptymalizować swoje wysiłki rekrutacyjne, identyfikując, które kampanie i kanały przynoszą najlepsze wyniki.
Włączając te kluczowe elementy do swoich strategii rekrutacyjnych, uniwersytety mogą usprawnić swoje procesy i zapewnić potencjalnym studentom bardziej spersonalizowane i wciągające doświadczenie. Instytucje szkolnictwa wyższego mogą utrzymać przewagę w konkurencyjnym świecie rekrutacji, wykorzystując siłę automatyzacji.
Inteligentniejszy, szybszy, spersonalizowany: zalety automatyzacji
Automatyzacja marketingu zmienia sposób, w jaki uczelnie rekrutują studentów, oferując wiele korzyści. Oto kilka z nich:
Dostarczaj spersonalizowane doświadczenia
Automatyzacja marketingu pozwala uniwersytetom dostosować komunikację do indywidualnych potencjalnych kandydatów. Wykorzystując dane i segmentację, instytucje mogą wysyłać spersonalizowane wiadomości, które odpowiadają unikalnym zainteresowaniom każdego ucznia, zwiększając szanse na zaangażowanie i zapisanie się.
Przyspiesz podejmowanie decyzji w oparciu o dane
Dzięki automatyzacji uniwersytety mogą uzyskać dostęp do kluczowych wskaźników rekrutacyjnych. Pozwala to na szybsze podejmowanie decyzji, ponieważ spostrzeżenia oparte na danych informują o strategiach i dostosowaniach w czasie zbliżonym do rzeczywistego.
Szybkie skalowanie procesów
W miarę zwiększania się wysiłków związanych z rekrutacją studentów automatyzacja zapewnia efektywne skalowanie procesów. Niezależnie od tego, czy chodzi o zarządzanie napływem zapytań, czy o pielęgnowanie większej puli potencjalnych klientów, automatyzacja zapewnia płynność i spójność operacji.
Automatyzuj złożone zadania za pomocą narzędzi wymagających niewielkiej ilości kodu
Uczelnie mogą automatyzować złożone, czasochłonne zadania dzięki rozwiązaniom automatyzującym o niewielkiej ilości kodu. Takie podejście upraszcza procedury, które wcześniej były wykonywane ręcznie, takie jak punktacja potencjalnych klientów, umożliwiając w ten sposób pracownikom skoncentrowanie się na inicjatywach bardziej strategicznych i wywierających większy wpływ.
Działania w dowolnym miejscu
Systemy automatyzacji można dostosowywać i bezproblemowo integrować z różnymi systemami, w tym z platformami CRM, takimi jak Salesforce. Ta elastyczność umożliwia produktywność na różnych platformach i działach.
Ogranicz błąd ludzki
Automatyzacja zmniejsza ryzyko błędu ludzkiego, zapewniając dokładniejsze dane do podejmowania decyzji. Jest to szczególnie ważne w wysoce konkurencyjnym środowisku rekrutacyjnym, gdzie precyzja jest niezbędna.
Unikaj błędów związanych z duplikacją danych
Integracja pomaga uniwersytetom zachować poprawność danych, zapobiegając błędom i zapewniając łatwe udostępnianie danych między różnymi systemami.
Popraw wydajność
Automatyzacja pomaga członkom zespołu osiągnąć więcej w ciągu dnia pracy, umożliwiając im realizację większej liczby zadań. Uwalnia zasoby na bardziej strategiczne wysiłki i ogranicza powtarzalne, ręczne procesy.
Usprawnij kanały marketingu i sprzedaży
Automatyzacja pomaga uniwersytetom ujednolicić procesy marketingowe i rekrutacyjne, co skutkuje większą liczbą potencjalnych klientów przekształcanych w zapisanych studentów. Ta płynna koordynacja prowadzi do bardziej efektywnego procesu rekrutacji.
Popraw doświadczenia klientów
Automatyczne powiadomienia, terminowe przesyłanie wiadomości uzupełniających i przewidywanie potrzeb potencjalnych studentów w celu poprawy jakości obsługi klientów. Krótszy czas reakcji i zindywidualizowane interakcje budują silniejsze więzi z tymi, którzy mogą się zapisać.
Systemy techniczne mogą pomóc uczniom poruszać się po systemie (…) i pomóc administratorom ulepszyć istniejące usługi (…). Ogólnie rzecz biorąc, bardziej zintegrowana technologia może umożliwić powiązania społeczne i akademickie, zapewniając studentom lepsze doświadczenia.
Źródło: Raport Connected Student, wydanie trzecie, Salesforce
Jak wykazano, automatyzacja marketingu umożliwia uniwersytetom skuteczne angażowanie potencjalnych studentów, szybkie podejmowanie decyzji w oparciu o dane i optymalizację wysiłków rekrutacyjnych w celu uzyskania maksymalnej wydajności. Zwiększa wskaźniki zapisów i poprawia ogólne doświadczenie studentów, którzy rozważają studia wyższe.
Najlepsze praktyki dotyczące automatyzacji w procesie rekrutacji
Aby wdrożyć skuteczną automatyzację, zacznij od małego obszaru i stopniowo buduj złożoną całość. Kluczowe praktyki obejmują zrozumienie procesu, tworzenie map procesów, utrzymywanie go w prostocie i wykorzystywanie zaplanowanych działań dla danych zewnętrznych w celu zwiększenia wydajności i rozwiązywania problemów.
Uniwersytety mogą w pełni wykorzystać automatyzację, rozumiejąc procesy, upraszczając przepływy pracy i wykorzystując zaplanowane działania dla danych zewnętrznych. Najlepsze praktyki automatyzacji procesu rekrutacyjnego to strategiczny krok w stronę efektywności.
