Proces rekrutacji jest siłą napędową każdej instytucji szkolnictwa wyższego. Kształtuje on doświadczenia i przyszłość każdego studenta, który przekracza jej cyfrowe lub fizyczne progi. W tym procesie uczelnie stają przed dwoma głównymi wyzwaniami: zapewnieniem wydajności operacyjnej oraz dostarczeniem spersonalizowanego i angażującego doświadczenia, jakiego oczekują współcześni kandydaci. Jakie rozwiązanie spełnia obie te potrzeby?
Salesforce dla uczelni usprawnia każdy etap ścieżki rekrutacyjnej – od pozyskiwania kandydatów i weryfikacji aplikacji, po spersonalizowaną komunikację i onboarding – jednocześnie zapewniając kandydatom płynne i responsywne doświadczenie, którego wymagają.
W tym artykule przyjrzymy się, jak Salesforce Education Cloud transformuje proces rekrutacji na uniwersytetach, czyniąc go inteligentniejszym, prostszym i bardziej skoncentrowanym na studencie niż kiedykolwiek wcześniej.
Dlaczego wdrożenie Salesforce w rekrutacji na studia wyższe staje się tak ważne?
Rekrutacja na uczelnie stoi w obliczu bezprecedensowych wyzwań i możliwości. Liczba kandydatów stale rośnie — według Common App, w cyklu 2024–2025 odnotowano 4% wzrost liczby aplikujących studentów i 6% wzrost liczby złożonych aplikacji w porównaniu z rokiem poprzednim. Ten wzrost oznacza, że biura rekrutacji muszą przetworzyć i ocenić więcej aplikacji niż kiedykolwiek, często przy tych samych lub mniejszych zasobach.
Jednocześnie przyspiesza wdrażanie sztucznej inteligencji w procesie rekrutacji. W niedawnym badaniu 50% specjalistów ds. rekrutacji przyznało, że używa AI w swoich procesach, a 82% planowało wdrożenie narzędzi AI w 2024 roku. Sztuczna inteligencja staje się kluczowa w automatyzacji powtarzalnych zadań, ulepszaniu podejmowania decyzji i dostarczaniu bardziej spersonalizowanej i terminowej komunikacji z kandydatami. Technologie te nie tylko zwiększają wydajność, ale także pomagają instytucjom zapewnić bardziej sprawiedliwe i angażujące doświadczenie dla studentów.
Salesforce wyróżnia się jako dedykowana platforma, która łączy zarządzanie rekrutacją i zaangażowanie studentów w jednym systemie CRM. W przeciwieństwie do rozwiązań punktowych, które obsługują tylko jedną część procesu, Salesforce oferuje widok 360 stopni, pozwalając uniwersytetom płynnie połączyć rekrutację, weryfikację aplikacji, komunikację i onboarding.
Lejek rekrutacyjny na uczelni — jak to działa?
Lejek rekrutacyjny (ang. admissions funnel) to strategiczny model, który mapuje podróż potencjalnych studentów od początkowego zainteresowania do ostatecznego zapisu na studia. Zazwyczaj dzieli się go na trzy główne poziomy, z których każdy ma odrębne cele i działania:
Górne poziomy – budowanie popytu
- Potencjalni kandydaci (Prospects): Na samym szczycie lejka znajdują się osoby, które jeszcze nie weszły w bezpośrednią interakcję z uczelnią, ale są celem kampanii rekrutacyjnych, działań na targach edukacyjnych czy marketingu cyfrowego. Celem jest tu zbudowanie szerokiej świadomości i przyciągnięcie jak największej liczby potencjalnych studentów.
- Zapytania (Inquiries): Kandydaci stają się „zapytaniami”, gdy wykazują aktywne zainteresowanie, np. prosząc o informacje, zapisując się na newsletter lub odwiedzając kampus. To kluczowy etap, na którym zaczyna się spersonalizowane zaangażowanie.
Środkowe poziomy – pozyskiwanie aplikujących
- Aplikujący (Applicants): Osoby z grupy zapytań, które decydują się na kolejny krok, składają swoje aplikacje. Ten etap polega na prowadzeniu i wspieraniu studentów w procesie aplikacyjnym.
- Przyjęci (Admits): Po weryfikacji aplikacji, zakwalifikowani kandydaci otrzymują ofertę przyjęcia. Uwaga przesuwa się teraz na pielęgnowanie relacji z przyjętymi studentami i odpowiadanie na ich pytania.
Dolne poziomy – optymalizacja wyniku (Yield)
- Zapisani (Enrolled): Ostatni etap lejka to zapis na studia. Tutaj przyjęci studenci potwierdzają zamiar podjęcia nauki, często poprzez złożenie dokumentów i ukończenie wszystkich kroków wdrożeniowych. Celem uczelni jest optymalizacja wskaźnika yield, czyli zapewnienie, aby jak najwięcej przyjętych studentów stało się studentami zapisanymi.
Na każdym etapie lejka rekrutacyjnego uczelnie wykorzystują ukierunkowane strategie i metryki, takie jak wskaźniki konwersji między etapami, aby zidentyfikować mocne i słabe strony swojego procesu.
Salesforce Education Cloud pomaga na każdym etapie – od zapytania do zapisu
Przygotowanie cyklu rekrutacyjnego
Zanim rozpocznie się okres składania wniosków, portal rekrutacyjny zbudowany na Experience Cloud (system rekrutacji online, np. polski IRK/ERK) jest aktualizowany o najnowsze oferty programowe, wymagania wstępne i ważne daty.
- Salesforce umożliwia centralizację wszystkich informacji o kandydatach i aplikacjach na jednej platformie, co ułatwia aktualizację, zarządzanie i dostęp do danych.
- Pracownicy rekrutacji mogą współpracować w czasie rzeczywistym, przydzielać i śledzić zadania oraz monitorować ogólny postęp cyklu rekrutacyjnego za pomocą pulpitów nawigacyjnych (dashboardów) i raportów.
Wsparcie kandydatów
Po otwarciu rekrutacji biuro rekrutacji staje się głównym punktem kontaktowym dla kandydatów. Pracownicy odpowiadają na e-maile, telefony i zapytania osobiste.
- Dzięki Service Cloud uniwersytety oferują scentralizowane, zawsze dostępne wsparcie. Kandydaci mogą śledzić status swojej aplikacji, zadawać pytania i otrzymywać natychmiastowe odpowiedzi, niezależnie od strefy czasowej.
- Agentforce od Salesforce pozwala na wdrożenie agentów AI, którzy zapewniają całodobowe wsparcie, odpowiadając na pytania, prowadząc przez wymagania i oferując spersonalizowane rekomendacje.
Weryfikacja aplikacji
System rekrutacyjny dba o to, by aplikacje zostały przesłane, a opłaty uiszczone. W przypadku niekompletnych wniosków kandydaci otrzymują powiadomienia o brakujących elementach.
- Interfejs weryfikacji pozwala na ocenę kandydatów według określonych kryteriów, z szczegółowymi komentarzami i rekomendacjami.
- Wszystkie materiały aplikacyjne – świadectwa, eseje, listy polecające – są dostępne w jednym miejscu, co usprawnia ocenę. System zapewnia bezpieczne przechowywanie i łatwe odzyskiwanie wszystkich danych kandydatów.
Kwalifikacja i selekcja
Po upływie terminu składania wniosków rozpoczyna się formalny proces oceny, obejmujący weryfikację dokumentów, obliczanie punktów i tworzenie wstępnych list rankingowych.
- Salesforce umożliwia organizację, wizualizację i automatyzację procesu weryfikacji według etapów, co ułatwia śledzenie postępów każdego kandydata.
- Narzędzia do oceny i punktacji w Salesforce pozwalają na standaryzowane, przejrzyste i sprawiedliwe podejmowanie decyzji, co wspiera spójność i redukuje uprzedzenia w procesie selekcji.
Ogłaszanie wyników
Wyniki są publikowane w systemie online, a kandydaci są powiadamiani e-mailem lub innym preferowanym kanałem.
- Pracownicy rekrutacji mogą bezpośrednio w systemie aktualizować status aplikacji każdego kandydata.
- Po sfinalizowaniu decyzji Salesforce uruchamia automatyczne, spersonalizowane powiadomienia do kandydatów za pośrednictwem preferowanych kanałów (e-mail, SMS, portal).
Zapisy i finalizacja
Przyjęci studenci są zobowiązani do złożenia oryginałów dokumentów. Po spełnieniu wszystkich wymagań, zapis na studia zostaje potwierdzony.
- Za pomocą Salesforce Marketing Cloud można skonfigurować zautomatyzowane, spersonalizowane ścieżki wdrożeniowe (onboarding). Każdy przyjęty student otrzymuje dostosowane listy kontrolne, przypomnienia i instrukcje.
- Salesforce integruje się z istniejącymi systemami informacji o studentach (takimi jak polski USOS), systemami pomocy materialnej i platformami do zarządzania kursami, zapewniając spójność danych.
Bieżące wsparcie
Przez cały proces dostępne jest wsparcie, aby odpowiadać na pytania i rozwiązywać problemy, czyniąc doświadczenie rekrutacyjne jak najbardziej przejrzystym i bezstresowym dla każdego kandydata. Wszystkie decyzje, dokumenty i notatki są bezpiecznie przechowywane i łatwe do audytu.
Przewaga Salesforce CRM w kształtowaniu zaangażowania studentów
Wdrożenie Salesforce to przełom dla uniwersytetów – nie tylko w rekrutacji, ale jako kompleksowa platforma łącząca każdy aspekt życia kampusu. Podczas gdy wiele instytucji używa wyspecjalizowanych narzędzi do rekrutacji, zarządzania partnerstwami czy relacjami z absolwentami, Salesforce Education Cloud wyróżnia się, oferując jeden, zunifikowany ekosystem.
Jak ujął to jeden z dyrektorów IT publicznego uniwersytetu badawczego:
Istnieją świetne narzędzia do rekrutacji i naboru. Istnieją odpowiednie narzędzia do zarządzania partnerstwami i sponsoringiem. Jest nawet kilka dobrych rozwiązań do zarządzania relacjami z absolwentami. Ale czuliśmy, że Salesforce był jedynym dostawcą, który oferował jedną platformę obejmującą wszystkie te obszary. Salesforce pozwolił nam stworzyć 360-stopniowy widok naszych interesariuszy we wszystkich systemach, z którymi pracujemy. (Raport Forrester, The Total Economic Impact™ of Salesforce.org Education Cloud)
Salesforce dla szkolnictwa wyższego jest korzystny, ponieważ to nie tylko narzędzie rekrutacyjne. To kręgosłup nowoczesnego, połączonego kampusu, który umożliwia instytucjom dostarczanie lepszych wyników dla każdego członka ich społeczności.
FAQ
Czym jest lejek rekrutacyjny i jak Salesforce wspiera zarządzanie nim?
Lejek rekrutacyjny to model opisujący ścieżkę kandydata od pierwszego kontaktu z uczelnią do zapisu na studia. Salesforce pomaga zarządzać każdym jego etapem: od kampanii marketingowych przyciągających kandydatów (góra lejka), przez zarządzanie aplikacjami i komunikacją (środek), aż po proces onboardingu zapisanych studentów (dół lejka), dostarczając narzędzia i analitykę do optymalizacji konwersji na każdym kroku.
W jaki sposób Salesforce usprawnia proces weryfikacji i oceny aplikacji?
Platforma centralizuje wszystkie dokumenty aplikacyjne (świadectwa, eseje itp.) w jednym miejscu, co eliminuje potrzebę przełączania się między systemami. Umożliwia tworzenie standaryzowanych kryteriów oceny i list rankingowych, zapewniając sprawiedliwy i transparentny proces. Automatyzacja powiadomień o brakujących dokumentach dodatkowo odciąża pracowników biura rekrutacji.
Czy Salesforce może być zintegrowany z istniejącymi na naszej uczelni systemami, takimi jak IRK czy USOS?
Tak, jedną z kluczowych zalet Salesforce jest jego zdolność do integracji z innymi systemami. Można go połączyć z systemami rekrutacji online (np. IRK/ERK) oraz systemami informacji o studentach (jak USOS). Taka integracja pozwala na stworzenie jednego, spójnego źródła danych i uniknięcie silosów informacyjnych.
Jaka jest główna przewaga Salesforce nad innymi, wyspecjalizowanymi narzędziami do rekrutacji?
Główną przewagą jest zunifikowana platforma. Salesforce to nie tylko narzędzie do rekrutacji, ale kompleksowy system CRM, który zarządza całą ścieżką studenta – od kandydata, przez cały okres studiów, aż po relacje z absolwentami. Tworzy to pełny, 360-stopniowy obraz każdej osoby, co pozwala na budowanie trwałych relacji i unikanie utraty danych między różnymi działami uczelni.
