Digitalisierung der Zulassung von Studierenden: Papierloser Rekrutierungsprozess

Wie können wir das zeitaufwendige Zulassungsverfahren effizienter gestalten? Wie können wir die Universität auf Spitzenzeiten vorbereiten, wenn sich viele Menschen bewerben? Wie können wir den Papierkram reduzieren, um die Digitalisierung der Zulassung zu fördern?

Dieser Artikel soll Ihnen helfen, diese Fragen zu beantworten.

Die Schlüsselelemente einer digitalisierten Hochschulzulassung

Die Digitalisierung der Hochschulbildung bedeutet, dass man sich vom Papierkram im Zulassungsverfahren verabschieden muss. Und das betrifft nicht nur die Zulassungsstelle, sondern auch die Abteilungen für Einschreibung, Registrierung, finanzielle Unterstützung und Buchhaltung, die ebenfalls digitalisiert werden. 

Können diese Abteilungen im digitalen Zeitalter effizienter arbeiten? Hier sind einige Schlüsselfunktionen, die ihnen dabei helfen werden:

Elektronische Unterschriften

Bewerber unterschreiben Dokumente elektronisch, sodass kein Papierkram mehr nötig ist. Dies beschleunigt den Zulassungsprozess und erhöht die Sicherheit und Compliance, da die Echtheit der Unterschriften gewährleistet ist. 

Dokumente hochladen

Bewerbungen, Empfehlungsschreiben, Referate und andere Dokumente können sicher und bequem online eingereicht werden. Dies vereinfacht den Bewerbungsprozess und verringert das Risiko, dass Dokumente verloren gehen oder verlegt werden. 

Online-Zahlungen

Die Zahlungsintegration ermöglicht die elektronische Bezahlung von Bewerbungs- und Studiengebühren. Dies macht nicht nur den finanziellen Aspekt der Zulassung für die Studierenden bequemer, sondern rationalisiert auch die Zahlungsabwicklung für die Hochschule und reduziert den Verwaltungsaufwand.

Arbeitsabläufe bei der Einschreibung

In CRM-Systeme (Customer Relationship Management) integrierte Immatrikulations-Workflows helfen Hochschulen, Bewerberdaten effizient zu verwalten. Diese Systeme automatisieren die Kommunikation, verfolgen den Fortschritt der Bewerbung und ermöglichen eine persönliche Interaktion, was letztlich den Zulassungsprozess optimiert.

Automatisierte Kommunikation

Bei der papierlosen Zulassung wird die Kommunikation während des gesamten Prozesses automatisiert. Die Bewerber erhalten Kurznachrichten mit Bestätigungen für den Erhalt von Dokumenten, Informationen über Fristen und Einladungen zu Interviews oder Umfragen. Auf diese Weise bleiben die Bewerber informiert und engagiert, und der manuelle Kommunikationsaufwand wird reduziert. 

Durch die Integration dieser Elemente schaffen die Hochschulen einen nahtlosen, effizienten und sicheren papierlosen Zulassungsprozess. Dies verbessert die Erfahrungen der Bewerber und ermöglicht es den Mitarbeitern der Zulassungsstelle, sich auf strategische Aspekte ihrer Aufgaben zu konzentrieren, was letztlich zu einer höheren Zufriedenheit und zum Gesamterfolg der Hochschule beiträgt.

Die Digitalisierung des Bewerbungsprozesses bringt jedoch auch einige Herausforderungen mit sich, darunter:

• Zeit und Aufwand für die Schulung des Personals und die Implementierung der technischen Lösungen
• Risiko der Datensicherheit in Bezug auf sensible Informationen der Studierenden
• Mögliche Barrieren für Bewerber/innen mit eingeschränktem digitalen Zugang

Planung und Ressourcen können helfen, diese Hindernisse zu überwinden. Der Aufwand lohnt sich, denn die Vorteile überwiegen. Die Berücksichtigung möglicher Risiken macht den papierlosen Zulassungsprozess möglich.

Rationalisiert, nachhaltig, erfolgreich: Die Vorteile des papierlosen Zulassungsverfahrens

Studierende, Lehrende und Mitarbeiter profitieren in mehrfacher Hinsicht von der Digitalisierung. Hier sind die drei wichtigsten Gründe, warum Hochschulen papierlos arbeiten sollten:

Besseres Studienerlebnis

• Ein papierloses Zulassungsverfahren ermöglicht einen ortsunabhängigen Zugang und erspart lästige Bewerbungsreisen. 
• Die Studierenden profitieren von kürzeren Bearbeitungs- und Wartezeiten, was insgesamt zu einer besseren Servicequalität führt. Dieser studierendenzentrierte Ansatz macht die Zulassung effizienter, bequemer und umweltfreundlicher.
• Durch die Reduzierung des Papierverbrauchs und der Transport- und Entsorgungskosten werden die Ziele der ökologischen Nachhaltigkeit erreicht.

Die Studierenden haben nun eine Anlaufstelle, um sich über diese Möglichkeiten zu informieren und sich zu bewerben. Wir haben einen ziemlich starken Anstieg des Engagements festgestellt, als wir anfingen, uns auf Erfahrungen zu konzentrieren – CMO, öffentliche Forschungsuniversität.

Quelle: Forrester Report: The Total Economic Impact of Salesforce Education Cloud, Oktober 2020

Verbesserte Dokumentenspeicherung und -sicherheit

• Digitale Bewerbungen werden elektronisch eingereicht, geprüft und gespeichert, was einen schnellen Zugriff auf die Daten gewährleistet. Dies beschleunigt den Prozess der Antragsprüfung und ermöglicht eine effiziente Datenanalyse.
• Die elektronische Ablage und der Abruf von Dokumenten verbessern die Möglichkeiten der Datenanalyse erheblich. Die sofortige Verfügbarkeit der Informationen erleichtert es, datengestützte Entscheidungen zu treffen und Trends zu erkennen.
• Das Risiko, dass Dokumente verloren gehen oder verlegt werden, ist praktisch ausgeschlossen, was zu einer höheren Genauigkeit im Zulassungsprozess beiträgt.

In Salesforce kann das Zulassungsteam viele Arbeiten im Voraus vorbereiten, z. B. Vorlagen einrichten, sodass sie bei Bedarf sofort zur Verfügung stehen. Das Team ist in der Lage, konsistente und hervorragende Arbeit zu leisten, und das System ist sehr benutzerfreundlich. Wenn jemand im Urlaub ist, kann ein anderer einspringen, ohne dass die Geschäftskontinuität beeinträchtigt wird – CMO, öffentliche Forschungsuniversität.

Quelle: Forrester Report: The Total Economic Impact of Salesforce Education Cloud, Oktober 2020

Optimierte Prozesse und höhere Effizienz

• Es hilft kleineren Zulassungsteams, ihre Kapazität zu steigern, um größere Bewerbungsmengen effizient zu bearbeiten. Überquellende Aktenordner und zeitaufwendige manuelle Dateneingabe können eliminiert werden, wodurch sich der Verwaltungsaufwand verringert.
• Der Return on Investment (ROI) der Rekrutierungsbemühungen lässt sich leichter beurteilen. Durch die automatische Nachverfolgung der Bewerbungseingänge und -ausgänge erhalten die Hochschulen Einblicke in die Effektivität ihrer Rekrutierungsstrategien, was datengestützte Anpassungen und eine bessere Zielgruppenansprache ermöglicht.
• Ihre Hochschule hebt sich von anderen ab. Potenzielle Studierende werden von Hochschulen angezogen, die einen nahtlosen und technisch hochwertigen Service bieten.
• Dies führt zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen. Geringere Papier- und Druckkosten tragen zu einer grüneren Umwelt bei und bringen erhebliche finanzielle Vorteile mit sich.

Bei den Zulassungen und Einschreibungen konnten wir bereits erste Erfolge verzeichnen: Im Sommer hatten wir die höchste Einschreibungsrate in der Geschichte der Universität. Ohne Salesforce hätten wir dieses Niveau an Engagement und Werbung für die Sommerprogramme nicht erreichen können. Ich glaube nicht, dass unsere vergleichbaren Einrichtungen das Gleiche sagen würden. – CIO, staatliche Forschungsuniversität.

Quelle: Forrester Report: The Total Economic Impact Of Salesforce Education Cloud, Oktober 2020

Wie kann die Salesforce-Lösung die Zulassungsprozesse an Universitäten verbessern?

Glücklicherweise befinden wir uns derzeit in einer Phase, in der die Einführung digitaler Technologien in der Hochschulbildung machbar und äußerst vorteilhaft ist. Die Investition in Online-Kurse, digitale Ressourcen oder die Änderung der Art und Weise, wie man sich für einen Studienplatz bewirbt, verbessert nicht nur den Ruf Ihrer Universität jetzt, sondern hilft Ihrer Institution auch in der Zukunft. 

Dies entspricht den Erwartungen und Werten der modernen Hochschulbildung. Und Salesforce ist die richtige Antwort: Es hilft Hochschulen dabei, einen papierlosen Einstellungsprozess zu schaffen.