Dla dyrektora działu sprzedaży utworzenie sprawnego procesu zatwierdzania ofert ma kluczowe znaczenie pod kątem zapewnienia, by jego zespół przygotowywał dokładne i terminowe oferty dla klientów. W tym wpisie na blogu przeprowadzimy Cię przez kolejne etapy tworzenia procesu zatwierdzania ofert, który obejmuje prognozowanie, wspólne planowanie, CPQ i przewidywanie, katalog produktów, SKU produktów, konfigurację produktów, ofertę produktu, wiele produktów w ofercie i synchronizację ofert.
Krok 1: Zdefiniuj proces zatwierdzania
Przed wdrożeniem procesu zatwierdzania ofert należy zdefiniować sam proces. Obejmuje to wskazanie, kto musi zatwierdzić ofertę, jakie kryteria musi ona spełniać oraz jak będzie wyglądać zarządzanie procesem zatwierdzania. Zazwyczaj jest tak, że angażuje on wielu interesariuszy, w tym przedstawicieli handlowych, menedżerów i kadrę kierowniczą.
Przykładowo, proces zatwierdzania ofert może wyglądać następująco:
- Przedstawiciele handlowi tworzą oferty w systemie CPQ dla produktów i usług żądanych przez klienta
- Oferty będą automatycznie kierowane do odpowiedniego kierownika sprzedaży na podstawie zawartych w nich produktów i usług.
- Menedżerowie sprzedaży sprawdzają i zatwierdzają oferty, które spełniają następujące kryteria: Kwota oferty mieści się w zatwierdzonym zakresie rabatów
- Oferta zawiera wszystkie wymagane produkty i usługi
- Informacje o kliencie są dokładne i kompletne
- Oferta jest zgodna z wytycznymi i polityką cenową firmy.
- Zatwierdzone oferty zostaną automatycznie wysłane do klienta, podczas gdy oferty, które nie spełniają kryteriów, zostaną zwrócone do przedstawiciela handlowego w celu weryfikacji.
Krok 2: Włącz prognozowanie i wspólne opracowywanie prognoz
Prognozowanie jest niezbędne do określenia popytu na produkty i usługi, co pozwala zaplanować produkcję, zapasy i personel. Wspólne opracowywanie prognoz obejmuje współpracę z zespołem w celu gromadzenia danych, analizowania trendów i tworzenia prognoz. Angażując zespół, można uzyskać cenny wgląd w zachowania i preferencje klientów.
Prognozowanie może być pomocne w tworzeniu pakietów produktów. Korzystając ze sprawdzonych technik, firmy zdobywają wiedzę na temat popytu i zachowań konsumenckich, co może pomóc w opracowaniu strategii tworzenia pakietów produktów. Na przykład, jeśli firma zauważy, że niektóre produkty są często kupowane razem, może zdecydować się na stworzenie pakietu zawierającego te produkty. Ponadto prognozowanie może pomóc firmom przewidzieć przyszły popyt na określone produkty lub pakiety, co pomoże im w podejmowaniu świadomych decyzji dotyczących zarządzania zapasami i planowania produkcji. Prognozowanie może być cennym narzędziem dla firm chcących tworzyć atrakcyjne pakiety produktów, które spełniają potrzeby i preferencje ich klientów.
Krok 3: Wykorzystaj CPQ i oprogramowanie do prognozowania
Oprogramowanie CPQ (Configure, Price, Quote) zostało zaprojektowane w celu usprawnienia procesu sprzedaży poprzez automatyzację konfiguracji, ustalania cen i ofertowania produktów i usług. Oprogramowanie to może również pomóc w prognozowaniu, dostarczając w czasie rzeczywistym danych na temat dostępności produktów, cen i promocji. Integrując oprogramowanie CPQ z oprogramowaniem do prognozowania, można tworzyć precyzyjne oferty, które odzwierciedlają aktualne warunki rynkowe i zapotrzebowanie klientów.
Krok 4: Stwórz kompleksowy katalog produktów i system jednostek SKU
Aby tworzyć dokładne oferty, musisz mieć kompleksowy katalog produktów, który obejmuje wszystkie oferowane przez Ciebie produkty i usługi. Katalog produktów powinien również zawierać jednostki SKU (Stock Keeping Units), aby umożliwić łatwe śledzenie poziomów zapasów. Ponadto potrzebny jest system konfiguracji produktów, który umożliwia konfigurowanie produktów i usług w oparciu o wymagania klientów.
Krok 5: Opracuj rzetelny system wyceny produktów
Wycena produktu to dokument, który określa szczegóły sprzedaży, w tym sprzedawany produkt lub usługę, cenę oraz wszelkie warunki. Podczas tworzenia wyceny należy upewnić się, że wszystkie szczegóły są dokładne i odzwierciedlają wymagania klienta. Jeśli klient kupuje wiele produktów, należy utworzyć wycenę dla pakietu, która obejmuje wszystkie kupowane produkty i usługi.
Głównym celem systemu wyceny produktów jest ułatwienie użytkownikom szybkiego i wydajnego generowania dokładnych wycen. Aby to osiągnąć, potrzebny jest zaawansowany proces CPQ, który obejmuje automatyzację i dostosowywanie całego procesu generowania ofert w oparciu o różne czynniki.
Potrzebny będzie również model danych CPQ, który stanowi podstawę struktury danych wspierających proces CPQ, aby zapewnić, że generowane oferty są dokładne i zgodne z zasadami biznesowymi firmy.
Krok 6: Usprawnij zatwierdzanie wielu produktów na wycenie
Jeśli klient kupuje wiele produktów, proces zatwierdzania oferty może stać się bardziej złożony. Aby usprawnić ten proces, można utworzyć pojedynczą wycenę obejmującą wszystkie kupowane produkty i usługi. Może to uprościć proces zatwierdzania, ale także ułatwić klientowi zorientowanie się w całkowitym koszcie zakupu.
W niektórych przypadkach pakiet może obejmować produkty lub usługi, których klient nie chce lub nie potrzebuje, co może powodować zamieszanie i prowadzić do dodatkowych pytań i próśb o wyjaśnienia.
Ostatecznie to, czy pakiety produktów upraszczają proces zatwierdzania ofert, zależy od konkretnej sytuacji oraz preferencji klienta i osoby zatwierdzającej. Ważne jest, aby dokładnie rozważyć potrzeby obu stron i odpowiednio dostosować wycenę, aby zapewnić sprawny i wydajny proces zatwierdzania.
Krok 7: Zapewnij synchronizację wyceny
Na koniec należy upewnić się, że wyceny są odpowiednio zintegrowane z innymi systemami, takimi jak system CRM (Customer Relationship Management) i oprogramowanie księgowe. Taka integracja zapewnia, że wszystkie dane są aktualne i dokładne, zmniejszając ryzyko błędów i zwiększając zadowolenie klientów.
Podsumowanie
Tworząc proces zatwierdzania ofert, należy wykonać kilka kluczowych kroków, w tym zdefiniować proces zatwierdzania, uwzględnić prognozowanie i wspólne planowanie, wykorzystać oprogramowanie CPQ i oprogramowanie do prognozowania, stworzyć kompleksowy katalog produktów i system jednostek SKU, opracować niezawodny system ofertowania produktów, usprawnić zatwierdzanie wielu produktów w ofercie i zapewnić synchronizację ofert. Postępując zgodnie z tymi krokami, możesz stworzyć wydajny i skuteczny proces zatwierdzania ofert, który spełni potrzeby Twojego zespołu i klientów.
