Uniwersytet SWPS: Ocena pracownicza
Siedziba główna: Warszawa, Polska
Studenci: 17 500 na studiach licencjackich, podyplomowych i doktoranckich
Kampusy: 6, zlokalizowane w głównych miastach Polski
Wyzwania
Digitalizacja procesu oceny
Uczelnie są zobowiązane do przeprowadzania ewaluacji działalności zawodowej nauczycieli akademickich i badaczy w cyklach rocznych lub dwuletnich. Proces powinien uwzględniać wiele zmiennych jak, chociażby stopień naukowy czy ścieżkę zawodową danego pracownika (badawcza lub dydaktyczna).
Automatyzacja procesu
Dotychczas ewaluacja była prowadzona w trybie obiegu dokumentów w wersji papierowej lub łączonej cyfrowo-papierowej. Generowało to dodatkowe koszty, utrudniało i spowalniało przeprowadzenie procesu.
Uproszczenie ścieżki formalnej
Celem zmiany było zdigitalizowanie, zautomatyzowanie możliwych etapów, przyspieszenie i uproszczenie ścieżki formalnej (wypełniania, składania dokumentacji, procedur odwoławczych itp.), wszystkich działań leżących w gestii pracowników. Ocena koncentruje się na dydaktycznych, naukowych, badawczych i organizacyjnych obszarach projektu.
Rozwiązanie
Proces został przeniesiony na platformę wewnętrzną uczelni, zbudowaną na Salesforce Community. Pracownicy logują się na portal z wykorzystaniem tych samych danych identyfikacyjnych, które pozwalają im na uzyskanie dostępu do innych narzędzi IT uczelni. Cały proces związany z przetwarzaniem raportów odbywa się za pośrednictwem portalu.
Rozwiązanie
Spersonalizowana
komunikacja
Kolejne etapy procedury są komunikowane za pomocą notyfikacji, wysyłanych na konta e-mailowe odpowiednich osób (ocenianego pracownika lub jego przełożonego, oceniającego).
Nadzór
administracyjny
Nad poprawnością przebiegu procesu czuwają administratorzy: do każdego wydziału jedna osoba, z dostępem do Salesforce, ale z możliwością podglądu wyłącznie danych jednostki, którą reprezentują.
Dwie osoby mają uprawnienia superadministratora, co oznacza, że widzą wszystko (reprezentują biuro Prorektora), dzięki czemu mogą czuwać nad poprawnością przebiegu procesu na poziomie ogólnouczelnianym.
Zarządzanie
powiadomieniami
W ramach konfiguracji procesu zostały przygotowane mechanizmy wysyłające notyfikacje z Salesforce do pracowników, a także przypomnienia (adekwatne do etapu procesu, np. o konieczności wypełnienia formularza, uzupełnienia brakujących danych, oceny podległego pracownika, informujących o uzyskaniu oceny itp.).
Interaktywne
potwierdzanie
Potwierdzenie ewaluacji jest oparte na podpisach systemowych. Wymagana jest akcja (kliknięcie zalogowanego użytkownika, potwierdzające zapoznanie się z informacjami) po obu stronach (oceniający i podlegający ocenie).
Procedura
odwoławcza
Na portalu możliwe jest również przeprowadzenie procedury odwoławczej od uzyskanej oceny.
Raporty
i drukowanie
Na potrzeby sprawozdawczości przygotowano również customowe rozwiązanie dające możliwość wygenerowania raportów w formacie XLS, zawierających podsumowanie informacji (adekwatnych do poziomu uprawnień danego administratora).
Dopasowane
workflows
Obecnie jest przygotowywane dodatkowe, customowe narzędzie, dające możliwość wydruku danych bezpośrednio z poziomu Salesforce oraz generowanie raportów dotyczących konkretnej ścieżki.
Personalizowane
formularze
Formularze, które wyświetlają się dla poszczególnych osób, zawierają część danych, wypełnionych na podstawie ich danych logowania, na podstawie wszystkich danych, dostępnych w Salesforce dzięki integracji z VDO (np. imię, nazwisko, stopień naukowy, jednostka itp.).
Sprawna
integracja
Rozwiązanie zostało zintegrowane z wewnętrznym systemem informatycznym, bazą danych o pracownikach i studentach (VDO).
Szukasz zaufanego partnera?
Najlepsze projekty Salesforce zaczynają się od dokładnej analizy i rozpoznania potrzeb.
Efekty
Wsparcie
pracowników
Przyspieszone, uproszczone i częściowo zautomatyzowane procedury oceny pracowników oszczędzają czas i przyczyniają się do przejrzystej oceny ich wyników.
Wysokiej jakości
dane
Osiągnięcie wyższej jakości pozyskiwania informacji wymaga dzięki wdrożeniu solidnych systemów i narzędzi, które zwiększają dokładność, trafność i dostępność danych.
Zrównoważone
podejście
Cyfrowa transformacja usprawnia proces oceny, oferując przyjazne dla środowiska podejście, które jest zgodne z nowoczesnymi trendami technologicznymi i zobowiązaniem do minimalizacji zużycia papieru.
Usprawnienie
pracy administracyjnej
Przejście na oceny cyfrowe eliminuje potrzebę obszernej dokumentacji papierowej, ręcznego wprowadzania danych i kosztów przechowywania, sprzyjając bardziej wydajnemu przepływowi pracy administracyjnej.
Bezpieczeństwo
procesu
Dzięki zastosowaniu niezawodnych metod szyfrowania i kontroli dostępu system zapewnia ochronę danych pracowników, gwarantując poufność w całym procesie oceny.
Twoja organizacja może skorzystać z tego rozwiązania, jeśli:
01
Potrzebujesz uproszczenia i optymalizacji procesu oceny nauczycieli akademickich i naukowców.
02
Chcesz przejść z tradycyjnych trybów obiegu dokumentów, które mogą obejmować wersję papierową lub połączenie wersji cyfrowej i papierowej, na bardziej usprawniony i w pełni cyfrowy proces oceny.
03
Twoim celem jest, aby system obejmował wszystkie działania, od wypełniania formularzy i składania dokumentów po procedury odwoławcze na jednej platformie cyfrowej.
04
Chcesz poprawić jakość pracy poprzez ułatwianie informacji zwrotnych w czasie rzeczywistym, śledzenie celów i wgląd w wydajność, co ostatecznie przyczynia się do ogólnego zadowolenia pracowników.
05
Potrzebujesz wydajnych procesów raportowania i drukowania w ramach systemu oceny, zapewniających łatwą w obsłudze platformę do zarządzania procesem oceny.
06
Chcesz zdefiniować obowiązki administratorów i wspierać zorganizowany proces oceny, który zwiększa przejrzystość ról.
Chcesz z nami pracować?
Najlepsze projekty Salesforce zaczynają się od dokładnej analizy i rozpoznania potrzeb
Skontaktuj się z nami
Niesamowita troska o potrzeby klienta, wspaniale wspierający zespół wdrożeniowy pełen chęci pomocy, cierpliwości. Dzięki ich zaangażowaniu i wiedzy proces przebiegał tak gładko, jak było to możliwe. Współpraca była (i wciąż jest) przyjemnością.
Kamila Dryjańska
Dział HR
